Использование текстовых процессоров в профессии спасателя. Состав и назначение систем подготовки текстовых документов
текстовый редактор программа ономаст
Для создания, модификации (редактирования) и печати текстовых документов используются специальные прикладные программы, которые называются редакторами текстов.
Текстовые редакторы MultiEdit, MS DOS Editor, MS Word версий 5.0 и 5.5 работают под управлением MS DOS. Современные текстовые редакторы WordPad и MS Word версий 6.0 и выше предназначены для работы под управлением Windows. Они являются текстовыми процессорами, работают в графическом режиме и способны выполнять следующие традиционные операции над текстом:
1. Создание текста - ввод и модификация алфавитно-цифровой информации, перемещение по тексту, удаление и вставка символов и строк, поиск и замена фрагментов текста.
2. Форматирование символов - установка шрифтов, их размера, цвета, начертания и т.д., форматирование абзацев - выравнивание по ширине страницы и т.д.
3. Оформление страниц текста - автоматическая нумерация страниц, ввод сносок и колонтитулов.
4. Проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.
5. Просмотр и печать документа.
Текстовый процессор MS Word является одним из основных элементов интегрированного пакета программ офисной технологии Microsoft Office.
MS Word получил в нашей стране широкое распространение и является своеобразным стандартом, используемым при подготовке документов, тезисов докладов, отчетов и других публикаций.
Современные текстовые процессоры позволяют составлять документы трех типов:
1) документы для распечатки на бумаге;
2) электронные документы;
3) Web-документы для использования в сети Интернет.
Использование текстового редактора MS Word в научной деятельности исследователя-ономаста
Информационные технологии в филологической деятельности -
совокупность методов, приемов и средств обработки текстовой информации. С помощью MS Word при написании научной работы выполняются следующие операции: создание текстового документа, редактирование и форматирование документа, сохранение созданного документа на внешнем носителе с возможностью вносить изменения, а также осуществление последующие исправления и дополнения. Эти операции находятся в меню текстового редактора. Можно определить наиболее важные для филология функции текстового редактора, которые способен выполнять редактор MS Word:
широкие возможности включения в документ специальных символов, рисунков, иллюстраций, графиков, диаграмм и т. д.;
проверка орфографии по встроенным словарям на разных языках;
проверка синтаксиса;
подбор синонимов;
автоматизацию часто выполняемых однотипных операций;
автоматическое создание оглавления;
Несмотря на то, что филология - та сфера деятельности, где грамотность речи имеет особое значение и где ей обучаются на протяжении нескольких лет, можно говорить о том, что даже совершенное знание правил русского языка не может застраховать образованного человека при работе с большим массивом информации и необходимости ввода большого количества символов от ошибки, совершенной по невнимательности, или банальной опечатки. В этом случае режим проверки правописания MS WORD незаменим.
Правда, нельзя сказать, что встроенные средства проверки правописания - это панацея от всех ошибок. Это не так. Программа способна пропустить допущенную ошибку, так и, наоборот, указать на ошибку, которой на самом деле нет. Окончательное решение принимает все-таки не программа, а человек. Программа лишь сигнализирует о возможной ошибке.
Программа предоставляет два режима проверки правописания:
атический (режим фоновой проверки);
Проверка в фоновом режиме действует непрерывно интерактивно. Индикатором потенциальной ошибки выступает подчеркивание. Орфографическая ошибка подчеркивается красной волнистой линией. Зеленой линией подчеркиваются фразы, сомнительные с точки зрения грамматики.
Некоторые пользователи сетуют на то, что подчеркивание в тексте потенциальных ошибок отвлекает их от работы - в таком случае фоновую проверку можно отключить. При написании рефератов, статей, отчетов, книг, требующих сосредоточенности, фоновую проверку рекомендуется отключать, заменив ее обстоятельной проверкой правописания после завершения работы с документов.
В исследовательской деятельности специалиста в области ономастики особо важную роль играет возможность построения изображающих структуру ономастического поля или пространства диаграмм и схем.
Простая целевая диаграмма помогает выразить иерархические отношения между разными разрядами имен собственных в структуре ономастического поля (Рисунок 1).
Использование круговой диаграммы зрительно отображает количественное соотношение разных разрядов имен собственных в пределах ономастического пространства (Рисунок 2).
Рисунок 1
Создание макросов, автоматическое формирование оглавления и удобная вставка ссылок и сносок в свою очередь являются важным средством повышения производительности труда исследователя, занимающегося написанием научной работы, и вместе с тем снижения трудоемкости выполняемой работы. В меру того, что любая работа изначально создается по определенным шаблонам и стандартам, утвержденным образовательными учреждениями, исследователь имеет возможность заранее задавать последовательность определенных операций, которые он неоднократно выполняет в период написания работы, и устанавливать соответствующие требованиям параметры оформления текста, тем самым экономя свое время.
Рисунок 2
В общем и целом, можно говорить о главенствующей роли текстового редактора MS Word среди других программ пакета MS Office в отражении результатов научно-исследовательской работы не только специалистов по ономастике, но и по другим дисциплинам гуманитарного профиля. MS Word дает возможность сделать работу менее трудоемкой и более эффективной, расставить акценты на наиболее важных элементах исследования, а также представить свое исследование в современном, доступном и в то же время эстетичном виде.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ФГОУ СПО ФИЛИАЛ
«ВОЛГОГРАДСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ЭКОНОМИКО-ТЕХНИЧЕСКОГО КОЛЛЕДЖА» В Г. КРАСНОДАРЕ
ТЕМА:
Информационные технологии
в профессиональной деятельности
1) Автоматизация работы пользователя в среде MS Office 2000. Среда работы пользователя её настройки
2) Безопасность и целостность БД
3) Создание запросов на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы
4) Литература
1) Автоматизация работы пользователя в среде MS Office 2000 .
Среда работы пользователя
и ее настройки
Любое предприятие сталкивается с проблемой автоматизации работы отдельных сотрудников и подразделений в целом. Первая проблема при этом как выбрать подходящие программные продукты? Желательные свойства информационной системы сильно зависят от размеров предприятия и специфики его бизнеса, но есть и универсальные требования.
Конечно, любое предприятие нуждается в инструментах для работы с текстами (создание, редактирование, оформление документов), а также для обработки данных (электронные таблицы, средства анализа и планирования СУБД). Но этого, как правило недостаточно. Ведь с документами работают разные люди, и документы часто состоят из различных частей, включая тексты, числа, таблицы, графики, диаграммы, рисунки, даже звук или видео.
Сегодня все это возможно благодаря созданному компанией Microsoft семейству программ для поддержки офисной деятельности Microsoft Office.
Комплект программных продуктов Microsoft Office включает несколько приложений, образующих единую среду для обработки самой различной информации. В состав Microsoft Office входит мощный текстовый процессор
Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство для подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint а также инструмент организации и планирования работы Microsoft Outlook. Кроме того, существует профессиональная версия Microsoft Office, в которую помимо перечисленных приложений входит система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.
Взаимодействие приложений
Microsoft Office отличается тесной интеграцией приложений.
Это означает, что все программы, входящие в состав Microsoft Office, "умеют" обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто. Например, если необходимо подготовить отчет по результатам финансового периода, содержащий иллюстрации, то данные можно обработать в Microsoft Excel, построить на их основе графики и диаграммы и затем поместить их в текст документа, который создан в Microsoft Word. Перемещение диаграммы производится с помощью операций копирования в буфер обмена Microsoft Windows и вставки в документ, которые доступны через основное меню приложения, через панели инструментов, через горячие клавиши или через контекстное меню, которое появляется при нажатии на правую кнопку мыши.
Наконец иллюстрацию, как и любой другой объект можно "связать" с документом, просто "захватив" мышью в одном приложении и "перетащив" на подходящее место в другом (режим "Drag and Drop").
Приложения Microsoft Office допускают обмен любыми данными между любыми приложениями. Например, можно использовать диаграммы из Microsoft Excel для оформления отчетов в Microsoft Word или для иллюстрации презентации в Microsoft Power Point. Можно поместить кусок таблицы из Excel в текст документа Word или в слайд PowerPoint, а можно импортировать в базу данных Microsoft Access. Кроме того, любое приложение Microsoft Office позволяет поместить в документ (будь это текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок в любом формате, а также видеофрагмент или просто звуковой ролик.
При перенесении отдельных объектов из одного приложения в другое помимо обычной операции копирования/вставки возможно использование механизма связывания оригинального объекта и его копии. В этом случае при изменении исходных данных в таблице Excel меняется построенная на их основе диаграмма, а вместе с ней и та копия диаграммы, которая содержится в документе Microsoft Word. Это дает возможность эффективной работы с составными документами, в которых используются различные источники.
Например, данные можно взять из базы данных Access. Они будут обновляться автоматически и любой, кто захочет ознакомиться с таким документом, увидит самые последние цифры.
Семейство Microsoft Office содержит набор инструментов, общих для всех приложений. К ним относятся механизмы проверки правописания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания красочных заголовков, редактор организационных диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, редактор фотоизображений, библиотека картинок, и т. д. Сюда же относятся и панели инструментов, и даже меню, которые являются стандартными элементами любого приложения Microsoft Office. Эти инструменты устанавливаются на диске один раз, а затем используются всеми приложениями Microsoft Office. Эта особенность позволяет сэкономить место на диске, обеспечивает высокую скорость работы приложений и единый интерфейс. Можно легко начать работу с любым приложением Microsoft Office, изучив лишь одно из них.
Начиная с версии 97, в Microsoft Office входит новое приложение
Microsoft Outlook. Это приложение представляет собой инструмент для организации и планирования персональной деятельности. Microsoft Outlook включает электронную почту, базу по контактам, календарь и т.д. Но главное, он связывает все приложения, выступая как средство организации работы с ними. С помощью Microsoft Outlook можно назначить встречу, добавив в ее описание сопроводительный документ. Это может быть список вопросов, которые планируется обсудить, в формате Microsoft Word, или отчет о результатах года по продажам в формате Microsoft Excel. Можно переслать составленный документ по электронной почте или в виде факс-сообщения.
Среда работы пользователя и ее настройка
Основные понятия
Работа пользователя с программными продуктами должна по возможности быть комфортной и осуществляться в соответствующей программно-технической среде (тип процессора, объем оперативной и внешней памяти, платформа сетевой и локальной операционной системы и др.).
Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т.п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов строится по типу графического, ориентированного на среду Windows (или Macintosh) интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т.п.
Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). В значительной степени это достигается наличием в составе программного продукта контекстно-зависимой помощи и обучающих систем, демоверсий, раскрывающих функциональные возможности и технологию работы программного продукта, специальных программных решений по обеспечению сохранности программ и данных, антивирусной защиты и др.
Прикладные программные продукты автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т.д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест - АРМ, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.
Многие АРМ, наряду с основными функциями обработки данных, включают и вспомогательные, так называемый сервис. Сервис обеспечивает функции по обслуживанию базы данных - копирование, восстановление, архивирование, экспорт/импорт данных; выполнение работ, связанных с профессиональной деятельностью, таких, как подготовка корреспонденции с помощью текстового редактора, организация вычислений средствами электронной таблицы, использование электронной почты для рассылки корреспонденции и др.
В состав АРМ входят и средства конфигурирования программно-технического комплекса, которые перенастраивают АРМ с учетом технических характеристик средств вычислительной техники, состава основных и вспомогательных функций обработки. Современные программные продукты включают специальный программный модуль или команды в составе главного меню для настройки среды и оптимизации работы программных продуктов.
При установке программного продукта - инсталляции - делается глобальное конфигурирование, которое означает:
задание места для размещения программного продукта на магнитном диске;
выбор функциональных возможностей (программных компонентов, модулей) для установки на компьютере;
настройку структуры базы данных (состава файлов, структуры записей);
настройку операционной и технической среды функционирования программного продукта.
Такая настройка выполняется, как правило, квалифицированным программистом, и изменение условий установки потребует реинсталляции программного продукта.
Для повышения эффективности работы конечного пользователя предусматриваются средства оперативного конфигурирования, включающие:
изменение пароля доступа к программному продукту;
активизацию/деактивизацию функций обработки (изменение функций главного меню);
Параметрическую настройку команд меню;
Настройку экранных форм;
Настройку выходных форм печати;
Задание форматов базы данных (длина и тип полей);
Определение места хранения базы данных на магнитном диске;
Изменение параметров печати (тип принтера, параметры печатной страницы) и др.
Возможности средств настройки среды определяют гибкость программного продукта. Тенденция развития прикладных программных продуктов состоит также в создании инструментальных средств конечного пользователя. Инструментальные средства подобного типа предназначены для совершенствования функций обработки, создания новых приложений силами конечного пользователя.
Так, для пакетов бухгалтерского учета предлагается набор инструментальных средств следующего вида:
Генератор экранных форм, позволяющий создавать новые и изменять существующие экранные формы (расположение на экране реквизитов, соответствующих полям базы данных, использование текста подсказок, запуск процедур обработки, цветовое оформление и др.);
Язык запросов как средство поиска и фильтрации записей базы данных, выборки машинных документов, вычислений над данными базы данных;
Макропрограммирование клавишные и языковые макрокоманды (макросы), предназначенные для автоматизации рутинных операций обработки;
Генератор отчетов, обеспечивающий вывод запросной информации, формирование итогов различных уровней и др.
Определилась тенденция массового использования конечными пользователями интегрированных пакетов, ориентированных в первую очередь на возможности стандартных программных средств (текстовый редактор, электронная таблица, база данных). В составе интегрированных пакетов имеется мощный арсенал инструментальных средств (макропрограммирование, языки программирования, программы-дополнения и т.п.), предназначенных для создания как конечными пользователями, так и профессиональными программистами прикладных программных продуктов. Таким образом, среда интегрированного пакета - это в определенном смысле АРМ, обеспечивающий мощными и гибкими средствами работа конечного пользователя.
ППП Microsoft Office можно с полным основанием считать интегрированным, так как его характеризуют:
Стандартизация выполнения основных операций обработки (общность пунктов главного меню, приемов и технологий выполнения операций создания, сохранения, печати, поиска документов, файлов);
Единство принципов конфигурирования и настройки программ;
Конвертирование форматов хранимых данных;
Замена
главного меню на меню приложения объектов при их редактировании.
2) Безопасность и
целостность БД
Широкое внедрение информационных технологий в жизнь современного общества привело к появлению ряда общих проблем информационной безопасности:
Необходимо гарантировать непрерывность и корректность функционирования важнейших информационных систем (ИС), обеспечивающих безопасность людей и экологической обстановки;
Необходимо обеспечить защиту имущественных прав граждан, предприятий и государства в соответствии с требованиями гражданского, административного и хозяйственного права (включая защиту секретов и интеллектуальной собственности);
Необходимо защитить гражданские права и свободы, гарантированные действующим законодательством (включая право на доступ к информации).
Требования по обеспечению безопасности в различных ИС могут существенно отличаться, однако они всегда направлены на достижение трех основных свойств:
Целостность – информация, на основе которой принимаются решения, должна быть достоверной и точной, защищенной от возможных непреднамеренных и злоумышленных искажений;
Доступность (готовность) – информация и соответствующие автоматизированные службы должны быть доступны, готовы к работе всегда, когда в них возникает необходимость;
Конфиденциальность – засекреченная информация должна быть доступна только тому, кому она предназначена.
Основное внимание в теории и практике обеспечения безопасности применения информационных технологий и систем сосредоточено на защите от злоумышленных разрушений, искажений и хищений программных средств и информации баз данных. Для этого разработаны и развиваются проблемно-ориентированные методы и средства защиты:
От несанкционированного доступа;
От различных типов вирусов;
От утечки информации по каналам электромагнитного излучения
и т. д. При этом подразумевается наличие лиц, заинтересованных в доступе к программам и данным с целью их несанкционированного использования, хищения, искажения или уничтожения.
Рассмотрим современные методы выявления и предотвращения непредумышленных угроз безопасности функционирования программных средств (ПС) и баз данных (БД), снижения соответствующих рисков до допустимого уровня и определения реального достигнутой степени безопасности использования ИС. В связи с этим будем говорить об алгоритмической и программно-технологической безопасности, используя для краткости термины "технологическая безопасность" или просто "безопасность". В качестве основной непредумышленной угрозы будет рассматриваться наличие внутренних дефектов ПС и БД, вызванных ошибками проектирования и реализации.
Факторы, определяющие технологическую безопасность сложных информационных систем:
Показатели, характеризующие технологическую безопасность информационных систем;
Требования, предъявляемые к архитектуре ПС и БД для обеспечения безопасности ИС;
Ресурсы, необходимые для обеспечения технологической безопасности ИС;
Внутренние и внешние дестабилизирующие факторы, влияющие на безопасность функционирования программных средств и баз данных;
Методы и средства предотвращения и снижения влияния угроз безопасности ИС со стороны дефектов программ и данных;
Оперативные методы и средства повышения технологической безопасности функционирования ПС и БД путем введения в ИС временной, программной и информационной избыточности;
Методы и средства определения реальной технологической безопасности функционирования критических ИС.
Использование баз данных характеризуется следующими свойствами:
1. ОПЕРАТИВНОСТЬ: средства вычислительной техники позволяют осуществлять оперативный доступ к информации;
2. ПОЛНАЯ ДОСТУПНОСТЬ: вся информация, содержащаяся в БД, доступна для использования;
3. ГИБКОСТЬ: имеется возможность легко изменять состав и форму выдачи, интересующих пользователя данных, изменения в БД вносятся также достаточно просто;
4. ЦЕЛОСТНОСТЬ (данных): минимизируется дублирование данных, предоставляется возможность упорядочения и согласованности данных а также работ по их обновлению.
С общими характеристиками БД связан также ряд взаимозависимых понятий:
Целостность БД - состояние БД, при котором все значения данных правильно отражают предметную область (в пределах заданных ограничений по точности и согласованности во времени) и подчиняются правилам взаимной непротиворечивости, Поддержание целостности БД предполагает ее проверку и восстановление или корректировку из любого неправильного состояния, которое может быть обнаружено. Это входит в функции администратора БД, который пользуется средствами системы управления БД. Аналогичным образом можно говорить и о целостности файла, хотя в типичных случаях файлы подвергаются менее обширным проверкам на целостность.
Защищенность БД - Наличие и характеристика средств (аппаратных, программных, организационных, технологических, юридических и т.п.) обеспечивающих предотвращение или исключение:
Доступа к информации лиц, не получивших на то соответствующего разрешения.
Умышленного или непредумышленного разрушения или изменения данных.
Безопасность БД - свойство БД, которое заключается в том, что содержащиеся в ней данные не причинят вреда пользователю при правильном их применении для решения любых функциональных задач системы, для которой она была создана. Часто понятия "безопасность" и "защита" БД рассматриваются как синонимичные.
Эффективность БД -
Степень соответствия результатов использования БД затратам на ее создание и поддержание в рабочем состоянии, в случае оценки этого показателя в денежном выражении он носит наименование экономической эффективности БД;
Обобщающий показатель качества состояния и использования БД по совокупности признаков (в том числе - скорость, доступность, гибкость, целостность, защищенность, безопасность и др.) - техническая эффективность БД Эффективность БД принято оценивать применительно к условиям их использования в конкретных автоматизированных системах.
Наиболее распространенными угрозами безопасности для баз данных являются следующие:
Несанкционированный доступ к данным через сеть Интернет;
Похищение информации запросом вида SELECT *. Обеспечить защиту от угроз такого типа весьма сложно, так как их производят, в основном, аналитики, взаимодействующие с ядром БД и имеющие привилегии на всевозможные выборки данных из всех таблиц базы;
Резервное копирование с целью воровства БД.
В состав типовой модели защиты БД необходимо включить следующие элементы: организационные меры по обеспечению доступа к серверу (желательно только локально); ограничения доступа к корпоративной сети; защита доступа к СУБД; ограничения на использование прикладного программного обеспечения конкретным пользователем.
Для решения рассмотренных проблем можно использовать наиболее распространенные методы защиты БД: защита паролем, встроенные в СУБД средства защиты информации и мониторинга действий пользователей, идентификация пользователя и проверка его полномочий.
Каждый из этих способов имеет свои достоинства, но надо понимать, что абсолютную защиту данных обеспечить невозможно.
Также можно применить и наиболее классический способ защиты данных – зашифровать все таблицы БД при помощи достаточно стойкого крипто- алгоритма. Но это решение также имеет ряд недостатков, например, таких как потеря времени при шифровании/дешифровании данных, невозможность индексирования полей, практическая невозможность полного восстановления при системных сбоях и др.
Оперативные методы повышения безопасности функционирования баз данных.
Невозможность обеспечить в процессе создания БД ее абсолютную защищенность даже при отсутствии злоумышленных воздействий заставляет искать дополнительные методы и средства повышения безопасности функционирования БД на этапе эксплуатации. Для этого разрабатываются и применяются методы оперативного обнаружения дефектов при исполнении
программ и искажений данных путем введения в них временной, информационной и программной избыточности. Эти же виды избыточности используются для оперативного восстановления искаженных программ и данных и предотвращения возможности развития угроз до уровня, нарушающего безопасность функционирования БД.
Для обеспечения высокой надежности и безопасности функционирования БД необходимы вычислительные ресурсы для максимально быстрого обнаружения проявления дефектов, возможно точной классификации типа уже имеющихся и вероятных последствий искажений, а также для автоматизированных мероприятий, обеспечивающих быстрое восстановление нормального функционирования БД.
Информационная избыточность состоит в дублировании накопленных исходных и промежуточных данных, обрабатываемых программами. Избыточность используется для сохранения достоверности данных, которые в наибольшей степени влияют на нормальное функционирование БД и требуют значительного времени для восстановления. Такие данные обычно характеризуют некоторые интегральные сведения о внешнем управляемом процессе, и в случае их разрушения может прерваться процесс управления внешними объектами или обработки их информации, отражающийся на безопасности БД. Программная избыточность используется для контроля и обеспечения достоверности наиболее важных решений по управлению и обработке информации. Она заключается в сопоставлении результатов обработки одинаковых исходных данных разными программами и исключении искажения результатов, обусловленных различными аномалиями. Программная избыточность необходима также для реализации средств автоматического контроля и восстановления данных с использованием информационной избыточности и для функционирования средств защиты.
Наряду с оперативной реакцией на искажения в БД должно вестись накопление информации обо всех проявлениях дефектов с тем, чтобы использовать эти данные для локализации первичного источника ошибок и исправления соответствующих программ, данных или компонент аппаратуры. Подготовку, статистическую обработку и накопление данных по проявлениям искажений целесообразно проводить автоматически с выдачей периодически или по запросу сводных данных на индикацию для подготовки специалистами решений о корректировке программ или восстановлении аппаратуры.
Таким образом, введение избыточности в программы и данные способствует повышению качества функционирования БД. Особенно большое влияние избыточность может оказывать на надежность и безопасность решения задач в критических системах реального времени. При этом возможно снижение затрат на отладку и частичное обеспечение необходимой надежности и безопасности БД за счет средств повышения помехоустойчивости, оперативного контроля и восстановления функционирования программ и данных. Средства оперативной защиты вычислительного процесса, программ и данных, в свою очередь, являются сложными системами и не застрахованы от ошибок, способных привести к нарушению безопасности функционирования БД. Поэтому необходим комплексный анализ, распределение ресурсов и видов избыточности для максимизации безопасности применения критических БД.
3) Создание запросов на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы
автоматизация оffice безопасность таблица запрос
Создание запроса на обновление.
С помощью запроса на обновление можно добавлять, изменять или удалять данные в одной или нескольких записях. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна Поиск и замена с более широкими возможностями. Следует ввести условие отбора (приблизительный аналог образца поиска) и условие обновления (приблизительный аналог образца замены). В отличие от диалогового окна Поиск и замена запрос на обновление может принимать несколько условий и позволяет обновить большое число записей за один раз, а также изменить записи сразу в нескольких таблицах.
Необходимо помнить приведенные ниже правила.
Запрос на обновление нельзя использовать для добавления новых записей в таблицу, но можно менять имеющиеся пустые значения на определенные значения.
Запрос на обновление нельзя использовать для удаления записей целиком (строк) из таблицы, но можно менять имеющиеся непустые значения на пустые.
С помощью запросов на обновление можно изменять все данные в наборе записей.
Кроме того, нельзя выполнить запрос на обновление для следующих типов полей в таблице.
Поля, источником записей для которых служат итоговые запросы или перекрестные запросы.
Поля с типом данных «Счетчик». Значения в полях с типом данных «Счетчик» изменяются только при добавлении записи в таблицу.
Поля в запросах на объединение.
Поля в запросах на уникальные значения и запросах на уникальные записи - запросах, возвращающих неповторяющиеся значения или записи. Это правило применимо при использовании запроса на обновление, а также при обновлении данных вручную путем ввода значений в форму или таблицу.
Первичные ключи, участвующие в отношениях между таблицами, кроме тех случаев, когда эти отношения были настроены на автоматическое выполнение каскадного обновления через поля ключа и любые связанные поля. При каскадном обновлении автоматически обновляются любые значения внешнего ключа в дочерней таблице (таблица на стороне «многие» отношения «один ко многим») при изменении значения первичного ключа в родительской таблице (таблица на стороне «один» отношения «один ко многим»).
Примечание. Невозможно выполнять каскадное обновления для записей, использующих поле счетчика для создания значений первичного ключа.
Добавление записей в таблицу с помощью запроса на добавление.
Запрос на добавление выбирает записи из одного или нескольких источников данных и копирует их в существующую таблицу.
Предположим, например, что нужно получить базу данных с таблицей потенциальных клиентов, а у вас уже есть таблица с подобными данными. Данные необходимо хранить в одном месте, и вы решаете скопировать их из новой базы данных в существующую таблицу. Чтобы не вводить данные вручную, для копирования записей можно использовать запрос на добавление.
Преимущества использования запроса на добавление
Используя запрос для копирования данных, можно выполнять указанные ниже операции.
Добавление нескольких записей одновременно. При копировании данных вручную обычно приходится несколько раз копировать и вставлять записи. Используя запрос, можно выбрать все нужные данные сразу, а затем скопировать их.
Просмотр данных перед их копированием. Можно просмотреть выбранные данные в режиме таблицы и перед их копированием внести необходимые изменения. Это особенно легко сделать, если запрос содержит критерии или выражения, а вам необходимо несколько попыток для правильного выбора данных. Запрос на добавление нельзя отменить. Если сделана ошибка, придется либо восстанавливать базу данных с помощью резервной копии, либо исправлять ошибку вручную или с помощью запроса на удаление.
Уточнение выбора с помощью условий. Например, может потребоваться добавить записи только для покупателей, живущих в конкретном городе.
Добавление записей, когда некоторые поля в источниках данных отсутствуют в целевой таблице. Предположим, например, что в существующей таблице покупателей 11 полей, тогда как в новой таблице, откуда требуется скопировать данные, есть только девять из них. Для копирования данных из девяти совпадающих полей можно использовать запрос на добавление, а два несовпадающих поля можно оставить пустыми.
Основные этапы создания запроса на добавление
Создание запроса на добавление включает основные действия, указанные ниже.
Преобразование запроса на выборку в запрос на добавление. После завершения выбора измените тип запроса на добавление. Выбор целевых полей для каждого столбца в запросе на добавление. В некоторых случаях Access выбирает целевые поля автоматически. Можно изменить целевые поля или выбрать их, если это не было сделано автоматически.
Предварительный просмотр и выполнение запроса на добавление записей. Перед добавлением записей можно переключиться в режим просмотра таблицы для предварительного просмотра добавляемых записей.
Важно. Запрос на добавление нельзя отменить. Перед его выполнением рассмотрите целесообразность создания резервной копии базы данных или целевой таблицы.
Использование запросов для удаления данных.
Запрос на удаление используется, когда необходимо удалить из базы данных записи целиком, вместе со значением ключа, которое делает эти записи уникальными. Следует помнить, что в приложении Access удалять вручную как записи целиком, так и отдельные их части можно несколькими способами.
Для удаления данных из базы данных Access можно использовать запросы двух типов. Тип используемого запроса зависит от того, что именно требуется удалить.
Если нужно удалить отдельные поля в записях одной или нескольких таблиц, следует использовать запрос на обновление, который заменяет существующие значения либо на пустое значение (то есть на отсутствие данных), либо на пустую строку (пару двойных кавычек без пробела между ними).
Запрос на обновление используется для удаления отдельных полей потому, что запрос на удаление по умолчанию удаляет только строки целиком. Процесс использования запроса на обновление для удаления данных состоит из следующих основных этапов. Создание запроса на выборку и проверка, что он возвращает только те данные, которые нужно удалить; преобразование этого запроса в запрос на обновление с использованием значения NULL или пустых строк в качестве нового значения; выполнение этого запроса для обновления существующих данных.
Если требуется удалить записи (строки) целиком, следует использовать запрос на удаление.
По умолчанию запрос на удаление удаляет все данные каждого поля записи вместе со значением ключа, который делает эту запись уникальной. При выполнении такого запроса всегда удаляется строка таблицы целиком. Процесс состоит из следующих основных этапов: создание запроса на выборку и проверка, что он возвращает только те данные, которые нужно удалить; преобразование этого запроса в запрос на удаление и выполнение его для удаления данных.
Следует помнить: если запись, которую нужно удалить, является стороной «один» отношения «один ко-многим», необходимо перед выполнением запроса изменить свойство этого отношения. Далее в этой статье в разделе Подготовка к удалению связанных данных объясняется, как выполнить эту задачу. Дополнительные изменения необходимо внести потому, что по умолчанию Access запрещает удаление данных на стороне «один» в отношении «один ко многим ».
Кроме того, нужно помнить, что после удаления или обновления записи или ее части невозможно отменить эти изменения, поэтому следует всегда делать резервную копию данных перед выполнением запроса на удаление.
Примечание. Обычно запросы на обновление или удаление используются только когда необходимо быстро обновить или удалить большое количество данных. Если нужно удалить несколько записей, и это проще сделать вручную, можно открыть таблицу в режиме таблицы, выбрать поля или строки, которые требуется удалить, и нажать клавишу DELETE.
Планирование удаления
Процесс использования запроса для удаления записей включает следующие основные этапы.
Спланируйте удаление. Следует убедиться в наличии необходимых разрешений на удаление данных и в том, что другие пользователи закрыли объекты, использующие соответствующие таблицы, а затем создать резервную копию базы данных.
Убедитесь, что база данных находится в надежном расположении или подписана цифровой подписью. Если ни одно из этих условий не выполняется, можно предоставить базе данных состояние доверенной на время сеанса работы с ней. Помните, что по умолчанию приложение Access блокирует все запросы на изменение (на удаление, обновление и создание таблицы), если базе данных не предоставлено состояние доверенной.
Если требуется удалить данные из нескольких таблиц, и эти таблицы связаны, включите параметры Целостность данных и Каскадное удаление связанных записей для каждой из связей. Это позволит запросу удалять данные из таблиц со стороны отношения «один» и «многие».
Создайте запрос на выборку и добавьте условия для получения нужного набора записей.
Если нужно удалить отдельные поля из таблицы, преобразуйте запрос на выборку в запрос на обновление, введите значение NULL или пустую строку
("") в качестве условия обновления и выполните запрос.
Если нужно удалить записи целиком, преобразуйте запрос на выборку в запрос на удаление и выполните его.
Подготовительные действия.
Прежде чем полностью или частично удалять записи из базы данных, выполните следующие действия.
Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения. Для этого в проводнике Windows щелкните правой кнопкой мыши файл базы данных (с расширением accdb или mdb) и выберите в контекстном меню команду Свойства. В диалоговом окне Свойства должен быть снят флажок только чтение. Проверьте наличие необходимых разрешений на удаление записей из базы данных. Убедитесь, что удаление записей не повлияет на работу других пользователей. Попросите всех пользователей базы данных закрыть все таблицы, формы, запросы и отчеты, в которых используются удаляемые данные. Это позволит избежать конфликтов блокировки.
Совет. Если базу данных использует большое количество пользователей, может потребоваться завершить ее работу и открыть повторно в режиме монопольного доступа.
Создание запроса на создание таблицы.
Примечание. Запрос на создание таблицы в веб-базе данных невозможно выполнить через веб-браузер. Чтобы это сделать, необходимо открыть веб-базу данных в Access 2010.
Запрос на создание таблицы используется, если необходимо скопировать данные, содержащиеся в таблице, или создать архив этих данных.
Создание запроса на создание таблицы.
Общие сведения
Запрос на создание таблицы получает данные из одной или нескольких таблиц, а затем помещает набор результатов в новую таблицу. Новая таблица может располагаться в базе данных, открытой в текущий момент, или создается в другой базе данных.
Обычно запрос на создание таблицы используют, когда необходимо скопировать данные или поместить их в архив. Предположим, что существует таблица (или несколько таблиц) с данными о продажах за прошедшие периоды, и эти данные нужно использовать в отчетах. Измениться данные не могут, поскольку все сделки были совершены не менее одного дня назад. Многократное выполнение запроса для извлечения данных требует значительного времени, особенно если запрос сложный, а у хранилища данных большой объем. Загрузив данные в отдельную таблицу и используя эту таблицу в качестве источника данных, можно снизить нагрузку и получить удобный архив данных. В процессе работы следует помнить, что данные в новой таблице являются копией исходных данных в определенный момент времени; они не связаны с исходной таблицей (или таблицами).
Процедура создания запроса на создание таблицы включает указанные ниже основные этапы.
Включите базу данных, если она не подписана или не находится в надежном расположении. В противном случае нельзя будет запускать запросы на изменение (запросы на добавление, на обновление или на создание таблицы).
В режиме конструктора запроса создайте запрос на выборку и вносите в него изменения, пока он не будет возвращать нужные записи. Можно выбрать данные из нескольких таблиц и фактически денормализовать их. Например, можно поместить данные о заказчиках, грузоотправителях и поставщиках в одну таблицу, что обычно не делается в производственной базе данных с правильно нормализованными таблицами. В запросе можно также использовать условия для более точной настройки или сужения набора результатов.
Преобразуйте
запрос на выборку в запрос на создание таблицы, выберите расположение для новой
таблицы и затем выполните запрос, чтобы создать таблицу. Создание запроса на
создание таблицы. При составлении запроса на создание таблицы следует сначала
создать запрос на выборку, а затем преобразовать его в запрос на создание
таблицы. В запросе на выборку можно использовать вычисляемые поля и выражения,
чтобы он возвращал нужные данные.
Литературу
1) Андердал, Б. Самоучитель WINDOWS 98 – Спб: Питер 1998
2) Глушаков, С.В., Ломотько Д.В. Базы данных: Учебный курс – Харьков: Фолио, 2000г
3) Еремин Л.В. Косарев В.П. Машникова О.В. Экономическая информатика: Учебник
РОССИЙСКАЯ МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ ТУРИЗМА
МОСКОВСКИЙ ФИЛИАЛ
КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Выполнила: /Федина Ю.Н./
Группа 061302
МОСКВА 2010
Введение ………………………………………………………………………….3
1 КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ ПОДГОТОВКИ
ТЕКСТОВЫХДОКУМЕНТОВ………………………………………………..5
1.1 Текстовые редакторы…………………………………………………..5
1.2 Текстовые процессоры………………………………………………….7
1.3 Настольные издательские системы…………………………………...12
2 ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD…………..…………..…19
2.1 Пример программы подготовки текстовых документов……….........19
2.2 Редактирование и форматирование текста…………………………..22
2.3 Минимальный набор типовых операций при подготовке текста…..24
2.4 Операции, производимые над абзацами……………………………...25
2.5 Операции, производимые над фрагментами текста…………………26
2.6 Дополнительные операции над текстом……………………………..26
Заключение……………………………………………………………………...29
Список использованной литературы………………………………………….32
ВВЕДЕНИЕ
Трудно представить себе область нашей повседневной жизни, где бы ни было места для компьютеров и различной автоматизации с их использованием. Там где раньше использовалась пишущая машинка, калькулятор и другие средства автоматизации труда сейчас на смену им пришел компьютер.
Преимущества компьютерной подготовки текста по сравнению с ранее существовавшими неоспоримы. Это и возможность корректировки уже существующего текста, создание различных шаблонных документов, автоматизированное форматирование, всевозможные средства подгонки текста под стандартные форматы листов, визуальное представление будущего документа на мониторе компьютера и многое другое. Все эти возможности попадают в руки конечного пользователя через использование специализированных программ, называемых текстовыми редакторами или текстовыми процессорами.
Именно такого рода программам и будет уделено особое внимание в процессе разработки интересующей меня темы использования компьютера при подготовке текста, в чем и заключается актуальность данной темы.
Объектом исследования в данном реферате служат компьютерные технологии подготовки текстовых документов.
Предметом исследования является изучение процесса подготовки различных текстовых документов.
Цель исследования – подробно изучить классификацию текстовых процессоров и на примере одного из них разобрать технологии подготовки текстов.
Для достижения указанной цели в реферате потребовалась постановка и решение следующих задач:
Исследовать задачи и сущность компьютерных технологий подготовки текстовых документов;
Рассмотреть возможности различных текстовых редакторов и процессоров;
Изучить особенности процессов подготовки текстовых документов на примере Microsoft Word.
При написании работы была использована учебная, справочная литература, рассчитанная на студентов различных вузов с углубленным изучением информационных технологий, взяты сайты изучающие процессы подготовки текстовых документов: www.chyhareva.ru, www.computer-lectures.ru, www.soft-reg.ru, а также различные рефераты учащихся вузов: http://referatz.ru, www.na-otlichno.ru, http://www.5ka.ru, www.сайт.
Реферат о текстовых документах разделен на две главы. В первой главе рассматриваются различные классификации систем подготовки текстовых документов, которые помогут вам получить целостное представление о постановке задачи и механизмах создания текстового документа. Во второй главе на примере текстового процессора Microsoft Word излагаются принципы технологии подготовки, как структурных элементов текстового документа, так и документа в целом.
1 КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. При этом наиболее важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении.
Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга возможностями ввода и
редактирования текста, его форматирования и вывода на печать; по степени сложности освоения пользователем; по объему функциональных возможностей и по назначению для применения. По всем этим характеристикам их можно классифицировать на три большие категории:
Текстовые редакторы,
Текстовые процессоры
Настольные издательские системы.
1.1 Текстовые редакторы
Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяет
особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.
Все редакторы текста, различаясь способами управления и набором
сервисных возможностей, позволяют:
Набирать текст с отображением на экране дисплея, используя до 200 символов;
Исправлять ошибочные символы в режиме замены;
Вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя не изменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки;
Удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;
Раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;
Вставлять группы строк из других текстов;
Обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);
Заменять один контекст другим, возможно, разной длины;
Сохранять набранный текст для последующих корректировок;
Печатать текст на принтерах разных типов стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.
Разнообразные Турбо-системы представляют собой удобные интегрированные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на таких популярных языках программирования, как Бейсик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер. Обязательной составляющей Турбо-систем является редактор, обладающий широкими возможностями по созданию и обновлению программных текстов. Команды редакторов Турбо-систем основаны на командах популярной программы WordStar и в высшей степени стандартизированы.
1.2 Текстовые процессоры
В текстовых процессорах есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде, среди которых можно выделить следующие:
Ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;
Предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.;
Автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;
Ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;
Объединение документов в процессе подготовки текста к печати;
Автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.
Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и т.п., поскольку каждое слово или даже символ могут иметь свои особые характеристики.
Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Достаточно условно эти инструментальные средства могут быть разделены на три большие группы:
Текстовые процессоры начального уровня,
Мощные профессиональные текстовые процессоры;
Специализированные текстовые процессоры.
К первой группе можно отнести продукты класса WordPad из штатной поставки Windows. Наиболее известны C-WordPad, WordMagic, YeahWrite, Crypt Edit, TextViewer и отечественная система «Байкал». Текстовые процессоры этой группы очень просты в использовании, работают быстрее, требуют небольшую оперативную память и стоят недорого. Однако в настоящее время эти программы крайне редко используются для подготовки и обработки текстовых документов, так как имеют небольшие возможности по обработке текстов. Прежде всего, в них обычно отсутствует двухстороннее выравнивание абзацев, как того требуют российские стандарты подготовки документов; нельзя расставлять переносы, что ухудшает внешний вид печатного документа.
Текстовый процессор MS Works занимает промежуточное положение между процессорами начального уровня и мощными профессиональными системами подготовки текстов. Программа имеет вполне стандартный для Windows-приложения интерфейс, редактируемую библиотеку стилей, настраиваемую панель инструментов. Процессор MS Works содержит большое количество файловых конвертеров, шаблонов, программ-мастеров; имеется система проверки русской орфографии и грамматики; возможность вставки сносок, колонтитулов, многоколоночной верстки, обтекания кадров, двухстороннего выравнивания абзацев; модуль автоматической расстановки переносов; собственный формат документов очень компактный. К недостаткам MS Works можно отнести: ориентированность на американские стандарты; невозможность применения многоколоночной верстки для определенной части документа; сложность настройки интерфейса (для того чтобы все средства оформления документа были в пределах видимости, надо настраивать инструментальную панель или редактировать стили). Поэтому текстовый процессор MS Works очень хорошо подходит для создания относительно небольших и несложных документов: записок, писем, рефератов, газетных и журнальных статей.
Ко второй группе можно отнести мощные профессиональные текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся MS Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, StarWriter и отечественный текстовый процессор Лексикон.
Самой популярной программой этой группы является Microsoft Word - приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. MS Word - одна из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая позволяет быстро и с высоким качеством подготовить любой документ – от простой записки до оригинал-макета сложного издания. MS Word дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии:
Набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;
Форматирование символов с применением множества шрифтов TrueType разнообразных стилей и размеров;
Форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);
Форматирование документа в целом (автоматическое создание оглавления и разнообразных указателей);
Проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.
Кроме того, в процессоре MS Word реализованы возможности технологии связывания и встраивания объектов, которые позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. В программе собрана уникальная коллекция таких оригинальных решений как: система готовых шаблонов и стилей оформления; изящные приемы создания и модификации таблиц; функции автотекста и автокоррекции; форматная кисть; пользовательские панели инструментов; макроязык; оформление абзацев, таблиц, рисунков с помощью линий, рамок, узоров и других элементов графической природы.
Основной недостаток MS Word - низкая производительность при наборе чернового текста, так это слишком универсальная программа и высокая трудоемкость при вводе сложных математических выражений, химических формул.
Серьезными конкурентами программы MS Word являются StarWriter – компонент системы StarOffice и Лексикон, входящий в состав «Русского офиса» от фирмы «Арсеналъ». В текстовом процессоре StarWriter значительно лучше, чем в Word, реализована работа со стилями - их можно выбирать из «плавающей» панели стилей в правой части экрана, а внесение любых изменений в стиль становится делом пары секунд. Библиотека стилей, включенная в StarWriter, превосходит аналогичную в MS Word. Меню StarWriter практически не отличается от меню программы Microsoft Word, так что переходить от одного продукта к другому можно без малейшего труда.
Набор основных функций у обоих процессоров схож: автоматическая расстановка переносов, автозамена, проверка орфографии (хотя стилистические модуль и тезаурус у StarWriter отсутствуют). В полуавтоматическом режиме можно создавать различные указатели и оглавления, помечать важные элементы текста специальными закладками. Все эти функции у программы StarWriter, более доступны, так как в программе Microsoft Word некоторые из них находятся в меню третьего
или четвертого уровня. В списке поддерживаемых процессором форматов можно выделить следующие: .TXT, .RTF, .HTML и.DOC модификаций Word 97/2003. Пакет программ StarOffice находит применение в бюджетных и образовательных организациях, которые не всегда смогут позволить себе приобретать дорогостоящий Microsoft Office, а использовать «пиратские» копии просто не имеют права.
Самым популярным отечественным программным продуктом в классе процессоров является программа Лексикон – классический многооконный текстовый процессор. Новый вариант этого программного продукта Лексикон- XL, позволяет работать и с электронными таблицами, отчасти заменяя, таким образом, Microsoft Excel. По сравнению с программой MS Word программа Лексикон имеет меньше возможностей, которые, тем не менее, могут удовлетворить потребности домашнего пользователя и сотрудника малого офиса. Преимуществом программы является то, что в поставку Лексикона включен комплект оригинальных русскоязычных шрифтов от фирмы «Арсеналъ», имеются функции, добавленные для большей комфортности работы в российских условиях, например, возможность быстрой перекодировки фрагмента, ошибочно набранного латинскими буквами в нормальный русскоязычный вид.
В программе Microsoft Word эту функцию можно реализовать только с
помощью макросов. За счет настройки на российские стандарты делопроизводства Лексикон превосходит даже Microsoft Word, так как снабжен громадной библиотекой (более 100) готовых шаблонов документов, применяемых в отечественном делопроизводстве – договоров, отчетов, справок, актов и многих других, поэтому он хорош для работы в малом офисе.
Недостатком Лексикона является отсутствие функции автоматической проверки орфографии, пунктуации (только по команде пользователя) и автоматической замены сочетания букв на целое слово или словосочетание по выбору пользователя (Автозамена); возможности создания таблиц и работы с нестандартным форматом бумаги (отличным от А4). Имеются также недостатки интерфейса программы Лексикон , например, отсутствие (в обычном режиме) линеек, бегунков, устанавливающих границы абзаца, необходимость выполнения многих операций через пункты главного меню программы, а не через привычные кнопки панелей инструментов.
К третьей группе можно отнести специализированные продукты: всевозможные средства разработки Web, процессоры с функцией исправления текста после принудительных перекодировок, процессоры с возможностью ввода текста на восточных языках, специализированные программы для набора математических, физических и химических формул и др.
Для верстки текстов с большим количеством математических и химических формул может быть использована издательская система LaTex, созданная американским программистом Лесли Лэмпортом. Эта система работает на базе специализированного языка программирования ТеХ, который разработал американский математик Дональд Кнут. В настоящее время формат TeX является мировым стандартом подготовки научных публикаций, в которых интенсивно используются формулы. При этом знание самого языка TeX не требуется.
Наряду с системой LaTex распространены макропакеты PlainTeX и AMS-TeX. Макропакет PlainTeX используется на практике как средство для обмена текстами с формулами, а AMS-TeX – это издательская система, ориентированная на узкий круг приложений – верстку научных статей для математических журналов и книг.
Для создания документов с большим количеством математических, физических и химических формул может быть использована программа LyX. Данный продукт представляет собой визуальную среду для подготовки документов в формате LaTeX. Программа LyX имеет привычный интерфейс профессионального текстового процессора и позволяет создавать документы сложной структуры, насыщенные графикой. Поддерживается стилевая разметка текста, вставка сносок, колонтитулов, таблиц. Имеются генератор содержания и встроенная многоязычная поддержка. Интерфейс может быть на нескольких языках, в том числе и русском. Недостатком является сложность файлового обмена. Помимо собственного формата и TeX/LaTeX, можно читать и записывать только документы в форматах TXT и HTML. Windows-версия LyX сложна в установке и настройке и требует наличия громоздких компонентов, таких как компилятор TeX, среды эмуляции XWindows и многих других.
1.3 Настольные издательские системы
Системы этого класса предназначены не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Программы НИС позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дают возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида, как отдельных страниц (полос), так и всего издания.
По ряду функциональных возможностей пакеты НИС аналогичны лучшим текстовым процессорам, и граница, разделяющая их, становится все незаметнее. Однако пакеты НИС отличаются от текстовых процессоров двумя важными характеристиками. Во-первых, они имеют более широкие возможности управления подготовкой текста, например сжатие и растяжение строк, вращение текста и изменение расстояний между строчками и абзацами с очень маленьким шагом приращения и т.д. Во-вторых, подготовленные в пакете НИС материалы выглядят изданиями высшего уровня качества, а не просто изящными распечатками.
Настольные издательства профессионального уровня;
Издательские системы начального уровня.
Системы первой подгруппы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой. К ним относятся QuarkXPress, FrameMaker, PageMaker. Однако освоение дорогих и сложных в эксплуатации «настольных типографий» обычно требует значительных временных затрат, поэтому вряд ли их целесообразно использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить документацию, письмо или объявление.
Системы второй группы обычно не рассчитаны на получение промышленной полиграфической продукции. Пользователи данного класса НИС для решения своих задач, как правило, применяют другие программы, а НИС используют эпизодически, например, при создании информационного бюллетеня или формировании поздравительной открытки для тиражирования в небольшой фирме. Наиболее распространены в этой группе такие пакеты НИС, как Microsoft Publisher и Pageplus for Windows.
Процесс подготовки любого материала к публикации – печатной или электронной – можно разделить на несколько этапов:
Первый этап - подготовка текста - производится при помощи текстовых процессоров.
Второй этап - подготовка иллюстративного материала - осуществляется при помощи графических редакторов, таких, как Adobe Photoshop и CorelDraw.
Третий, завершающий этап - верстка - процесс превращения простого текста и иллюстраций в публикацию, полностью подготовленную для вывода на печать, например, в страницу (полосу) газеты или журнала, в брошюру или книгу, рекламный проспект или листовку.
Верстка – работа для настоящих профессионалов, которые не только знают весь перечень действий, необходимых для создания готовой публикации, но и обладают некоторым эстетическим вкусом. Ведь любая публикация должна быть не только технически безупречной, но и просто
красивой, приятной для глаза.
Как и любые профессиональные программы, программы верстки требуют от пользователя наличия специальных навыков, хорошего знания терминологии. Да и стоят они отнюдь не дешево. Однако исключение составляет программа Microsoft Publisher, включенная в состав Microsoft Office. Эта программа проста в обращении и стоит недорого.
Программа Microsoft Publisher выполнена в манере, противоположной традиционным программам верстки. Сразу после запуска программы пользователь сталкивается с программами-мастерами, которые сопровождают его в течение всего процесса изготовления публикации. Этот процесс в Microsoft Publisher полностью автоматизирован. Пользователю нужно просто задать программе исходный текст и картинки и выбрать необходимый тип публикации - все остальное Publisher постарается сделать сам. Задача пользователя состоит в том, чтобы время от времени разрешать программе-мастеру перейти к следующему шагу, выбирать цветовые схемы (их Publisher предлагает более 60 для каждого типа публикации) и варианты расположения элементов в каждом документе. Можно полностью автоматизировать процесс создания некоторых простых публикаций, так как при первом запуске программа попросит пользователя ввести данные о себе и о фирме, в которой он работает. В дальнейшем Publisher будет автоматически вставлять эти данные в соответствующие поля публикации, предоставляя возможность создавать те же визитные карточки с помощью нескольких щелчков мыши.
Программа Publisher поможет подготовить следующие такие типы публикаций, как бюллетени, приглашения, открытки, визитные карточки, календари, рекламные объявления, этикетки, наклейки, всевозможные программки и меню.
Publisher может одинаково легко выдавать как печатные, так и электронные публикации. Сходство его интерфейса с другими программами семейства Microsoft Office, наличие большого количества программ-мастеров, поддерживающих пошаговое создание документа, и большой архив готовых шаблонов позволяют быстро овладеть программой даже несведущему в искусстве верстки пользователю.
Adobe PageMaker, в отличие от предыдущей программы – продукт профессиональный, так как ведет себя достаточно пассивно, не предлагая пользователю готовых решений. Все на усмотрение самого верстальщика. Благодаря этому и публикации, сверстанные в PageMaker, получаются более индивидуальными, чем работы, выполненные в программе Publisher. PageMaker позволяет создавать многостраничные публикации большой площади и объема: книги, газеты, журналы с многоколоночной версткой и вставкой в текст графических изображений популярных форматов, а также таблиц. Кроме того, PageMaker снабжен встроенным табличным редактором и текстовым процессором, а также позволяет экспортировать тексты большинства популярных форматов. При верстке можно пользоваться созданными ранее шаблонами и стилями для каждого элемента текста. Помимо стандартных печатных публикаций, в программе PageMaker можно создавать и гипертекстовые документы сети Интернет, что позволяет использовать его в качестве профессионального редактора Web-страниц. Также имеется возможность создавать публикации в универсальном формате Adobe Acrobat, которые одинаково выглядят и читаются на любом компьютере, независимо от установленных в нем шрифтов и операционной системы, частенько используется профессиональными верстальщиками.
PageMaker совместим с другими продуктами фирмы Adobe – Illustrator и Photoshop, составляя с ними единый графическо-издательский офис. Благодаря этому, PageMaker поддерживает возможность работы с несколькими слоями текста и иллюстраций. Предложенная классификация систем подготовки текстов является во многом условной, так как некоторые функции систем различных классов перекрываются, постоянно появляются новые версии процессоров с более усовершенствованными и сложными процедурами обработки, что размывает границы между классами.
Редактор текстов (text editor) – это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, предназначенного для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования (т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.).
Из множества имеющихся текстовых редакторов можно выделить следующие: Norton Editor; SideKick; Brief; многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit. К этой же категории относятся редакторы Турбо-систем.
Текстовый процессор (word processor) - система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами - разметкой и предназначена для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге. Такие программы ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.
Настольные издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) представляют собой комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для компьютерного набора, верстки и издания текстовых и иллюстративных материалов.
Системы подготовки текстовых документов этого класса можно разделить на две подгруппы:
2 ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD
Среди современных текстовых процессоров при подготовке документов самым популярным является Microsoft Word. Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира.
2.1 Пример программы подготовки текстовых документов
Возможности программ Microsoft Office можно расширить с помощью специальных модулей – дополнений. Среди таких программ можно найти и серьёзные коммерческие пакеты (например, систему проверки орфографии Orfo, электронные словари Lingvo, переводчик PROMT), и небольшие бесплатные «макросы», созданные простыми пользователями.
Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office.
Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.
Программа предлагает ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:
Автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;
Стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов;
Слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;
Макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд;
- “мастера” – для создания профессионально оформленных документов.
С помощью Word для Windows можно создавать таблицы, диаграммы. В Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить формулы различной сложности.
Word для Windows даёт возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроётся диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления.
Достаточно часто многим сотрудникам приходится создавать документы на основе стандартных унифицированных форм или форм, разработанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т.д.). При автоматизированном способе подготовки такого вида документов возможны два варианта:
Создать необходимую форму в виде документа (например, это будет файл с расширением.doc) и затем изменять в нём переменную часть текста;
Создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением.dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. Шаблон - это некий трафарет с определёнными свойствами, которые включают совокупность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополнительных пунктов меню и пользовательских панелей инструментов в отдельном файле с расширением.DOT.
Шаблоны используются:
1. Для стандартизации и унификации работы всех сотрудников организации со стандартными и однотипными видами документов. Все сотрудники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с расширением.dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке.
2. Для повышения эффективности подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки большому количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шаблонов с использованием функции слияния. Путём слияния создаются тексты документов, содержащие фиксированную неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией.
Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office даёт возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объём возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Основное преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее.
В последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft Word, настолько много у него функций.
2.2 Редактирование и форматирование текста
Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами, обтекания отдельных абзацев, а также видов и начертаний шрифтов. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Разбивку на строки и страницы Microsoft Word выполняет автоматически (это свойство - отличительная черта мощных текстовых процессоров). Таким образом, после введения с клавиатуры исходных установок (команд) форматирования, определяемых конкретным видом документа, текстовый процессор автоматически переформатирует документ.
Суть форматирования заключается в способности текстового процессора изменять оформление документа на странице, а именно:
Изменять границы рабочего поля, определяя поля сверху, снизу, слева, справа;
Устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове;
Выравнивать текст - центрировать, прижимать к левой или правой границе
Равномерно распределять слова в строке;
Использовать разные шрифты и т. п.
При редактировании документа изменяется его содержимое, а, форматируя документ, изменяется его внешний вид. В текстовых редакторах различают форматирование символов и форматирование абзацев.
При форматировании символов как правило задаются параметры шрифта: гарнитура, размер, начертание, тип подчеркивания и прочее.
Гарнитура шрифта – это термин, которым определяется общая форма символов. Например, гарнитура roman является общим названием для целого семейства классических шрифтов, и отличается засечками на концах букв и комбинаций толстых и тонких линий в начертании символа. Эта гарнитура легко читаема, поэтому разработчики шрифтов создали на ее базе множество шрифтов сходного вида, например, шрифт Times New Roman поставляемый с Windows.
Для любого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения или всего документа) можно задать шрифт. Понятие шрифта включает в себя совокупность следующих параметров:
Тип шрифта (или гарнитура). Это может быть Таймс, Курьер и т.д.;
Размер шрифта. Задается в пунктах. Например: 14 пт, 16 пт и т.д.;
Начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);
Тип подчеркивания (одинарное, двойное, волнистое и т.д.);
Цвет шрифта;
Эффекты (верхний и нижний индекс, зачеркивание, тень и т.д.);
В редакторе Microsoft Word более тонкое форматирование шрифта можно выполнить, выделив фрагмент текста и выбрав команду Формат/Шрифт… Эта команда вызывает диалоговое окно, в котором можно сделать все предусмотренные варианты шрифтового оформления.
Форматирование часто применяется по отношению к абзацу. Вы заметили, что как только вводимый текст достигнет правой границы, текстовый процессор автоматически переведет его на следующую строку. Другими словами, если вводимое слово слишком длинно и не помещается на оставшейся строке, текстовый редактор автоматически начинает новую строку. Если вы закончили данный абзац и хотите, чтобы курсор переместился в начало следующего, нажмите клавишу ввода
Абзац - фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу ввода
2.3 Минимальный набор типовых операций при подготовке текста
Минимальный набор типовых операций включает операции, производимые над документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами. К операциям, производимым с документом, относятся:
Создание нового документа - присвоение документу уникального имени и набор всего текста документа на клавиатуре;
Сохранение документа - копирование документа из оперативной памяти во внешнюю;
Удаление документа - удаление созданного или загруженного документа с экрана;
Распечатка документа - создание твердой (бумажной) копии документа.
2.4 Операции, производимые над абзацами
Абзац является ключевым элементом в структуре документа для многих текстовых процессоров. Указанные операции включают установку границ абзацев и абзацных отступов, выравнивание, а также включение переноса слов. Установку границ абзацев производят с помощью маркеров отступов, находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню.
Выравнивание (выключка). Различают четыре вида горизонтального (влево, вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикального выравнивания (вверх, вниз, по высоте).
Перенос при выключенном режиме автоматического переноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку. Это не придает элегантности тексту; его правый край остается неровным. Для улучшения внешнего вида текста используют режим переноса. При ручном варианте переноса пользователь сам определяет место переноса, вводя дефис, и жестким переводом каретки (нажатием на клавишу
При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: текстовый процессор сам делит слово на слоги и переносит его наилучшим способом. Этот режим не создает никаких трудностей при повторном форматировании.
2.5 Операции, производимые над фрагментами текста
Эти операции включают выделение фрагмента текста, его перемещение, копирование или удаление, которые были рассмотрены в предшествующем разделе главы. Кроме того, выделенный фрагмент текста можно напечатать, произвести поиск и замену символов, применить шрифтовое выделение и ряд других операций.
2.6 Дополнительные операции над текстом
Режим проверки правописания и синтаксиса выполняется специальными программами (Speller/Checker), которые могут быть автономными либо встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Указанный режим используют для контроля одного слова, страницы или целого документа. Указанное слово сопоставляется с его написанием в словаре и в случае любых несоответствий выдается на экран для редактирования. При этом пользователю предлагается следующий выбор:
Провести исправление;
Игнорировать ошибку;
Добавить данное слово во вспомогательный словарь.
Многие текстовые редакторы предлагают дополнительные услуги (например, варианты написания слова), облегчающие исправление ошибок. Но помните, что возможности программы зависят от полноты словаря. Поэтому постоянно пополняйте вспомогательный словарь, внося в него слова, отсутствующие в исходном словаре.
Использование макросов. Макросом называют файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя.
С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена
Макрос создают двумя способами:
Автоматически в специальном режиме текстового процессора путем записи последовательности действий пользователя;
Программированием последовательности команд, подлежащих выполнению.
Макрос может храниться в самом файле документа. Он может также храниться в специальном стилевом файле как элемент общего окружения документа.
Эффективным инструментом для разработки как шаблонов, так и обычных документов является так называемый автотекст (тезаурус). Автотекст создается на основе специального словаря (глоссария), включающего часто употребляющиеся слова, фразы и рисунки, которые по мере необходимости вставляют в документ. Любой из указанных элементов автотекста можно сохранить под определенным именем вместе со своим стилем.
Делая выводы из второй главы важно отметить что среди современных текстовых процессоров при подготовке документов самым популярным является Microsoft Word. Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира.
В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое.
Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итоги из первой главы, можно выделить что среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса, которые имеют относительно размытые границы: текстовые редакторы (форматеры), текстовые процессоры и настольные издательские системы.
Редактор текстов (text editor) – это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, предназначенного для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования (т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.).
Из множества имеющихся текстовых редакторов можно выделить следующие: Norton Editor; SideKick; Brief; многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit. К этой же категории относятся редакторы Турбо-систем.
Текстовый процессор (word processor) - система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами - разметкой и предназначена для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге. Такие программы ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.
Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга, и условно эти инструментальные средства могут быть разделены на три большие группы:
Текстовые процессоры начального уровня(WordPad, C-WordPad, WordMagic, YeahWrite, Crypt Edit, TextViewer , MS Works и отечественная система «Байкал»);
Мощные профессиональные текстовые процессоры(MS Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, StarWriter отечественный текстовый процессор Лексикон);
Специализированные текстовые процессоры(LaTex, PlainTeX и AMS-TeX, LyX).
Настольные издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) представляют собой комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для компьютерного набора, верстки и издания текстовых и иллюстративных материалов.
Системы подготовки текстовых документов этого класса можно разделить на две подгруппы:
Настольные издательства профессионального уровня(QuarkXPress, FrameMaker, PageMaker);
Издательские системы начального уровня(Microsoft Publisher и Pageplus for Windows).
Делая выводы из второй главы важно отметить, что среди современных текстовых процессоров при подготовке документов самым популярным является Microsoft Word. Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира.
В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое.
Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Гончаров Р.В., Любимов М.Ф., Савельева Н.Г. Информатика. Компьютерные системы и сети. Учебное пособие.,644с.
2. Самоучитель, Microsoft Word “Help”.298c.
3. И. К. Корнеев, В. А. Машурцев., Информационные технологии в управлении, Издательство: Инфра-М.,450c.
5. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов, образовательный сайт Чухаревой Ольги Валерьевны: www.chyhareva.ru/obrab/podgot_text_dok/index.html.
6. Раздел «рефераты, контрольные работы», дисциплина «информатика», тип работы «реферат»: www.na-otlichno.ru/catalog/3/162/6338.html.
7. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов, реферат http://referatz.ru/view_work.htm?id_work=104054&s_special=86.
8. Компьютерная программа подготовки документов используемых при регистрации юл ИП, некоммерческих организаций, формирование документов, создание документов: www.soft-reg.ru.
9. Текстовый редактор MS Word, реферат: http://www.5ka.ru/30/5256/1.html
10. Текстовые файлы. Редакторы текстовых файлов, реферат: www..html
11. Основы информатики и вычислительной техники, лекции: www.computer-lectures.ru/tekstovye-redaktory/
Рассмотрим что включает в себя Microsoft Office 2007. Microsoft Office 2007 включает в себя: Текстовый редактор Microsoft Word 2007 Редактор электронных таблиц Microsoft Excel 2007 Систему управления базами данных Microsoft ccess 2007 Программу создания презентаций Microsoft Power Point 2007 Программу для работы с электронной почтой Microsoft Outlook 2007 Программу создания публикаций Microsoft Publisher 2007 и т. Рассмотрим применение основных программных продуктов Microsoft Office 2007.
Поделитесь работой в социальных сетях
Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск
ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MICROSOFT OFFICE
Microsoft Office включает в себя несколько программ различного назначения, поэтому его называют интегрированным пакетом программ, так как интегрированным пакетом называется программное обеспечение, объединяющее в себе различные программные компоненты прикладных программ общего назначения. Обычно интегрированные пакеты программ включают в себя текстовый редактор, редактор электронных таблиц, графический редактор, систему управления базами данных, несколько других программ и коммуникационный модуль.
Рассмотрим, что включает в себя Microsoft Office 2007.
Microsoft Office 2007 включает в себя:
- Текстовый редактор Microsoft Word 2007
- Редактор электронных таблиц Microsoft Excel 2007
- Систему управления базами данных Microsoft Access 2007
- Программу создания презентаций Microsoft Power Point 2007
- Программу для работы с электронной почтой Microsoft Outlook 2007
- Программу создания публикаций Microsoft Publisher 2007
и т.д.
Рассмотрим применение основных программных продуктов Microsoft Office 2007.
Текстовый редактор это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов (писем, отчетов, бюллетеней и т.д.) или изменения уже существующих.
Помимо создания и редактирования текстовый редактор Microsoft Word 2007 имеет различные функции оформления текста, такие как: задание на странице полей для печати текста, оформление каждого абзаца определенным образом, выбор шрифтов для заголовков и основного текста, обрамление абзацев и страниц текста, задание колонтитулов и колонок текста, а также многое другое.
Профессиональным применением текстового редактора Microsoft Word 2007 является его использование для создания деловых документов: договоров, писем, отчетов, заявлений и т.д.; для подготовки печатной продукции: газетных и журнальных статей, книг и т.п.; а также для создания различного рода документации: инструкций, описаний со вставкой таблиц, изображений, диаграмм и т.д.
Редактор электронных таблиц это программа, которая используется для создания электронных таблиц или изменения уже существующих.
Областью применения табличных редакторов является выполнение расчетов. Если в работе часто используются различного рода таблицы, списки, бланки, при заполнении которых производятся вычисления по формулам, то, как правило, целесообразно использовать табличные редакторы. Одним из таких редакторов является Microsoft Excel 2007. При использовании этого редактора можно проанализировать полученные числовые данные, применяя удобные встроенные инструменты, а также представить результаты в графическом виде: диаграмм, гистограмм, графиков. В расчетах можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры и т.д.
База данных (БД) это совокупность хранимых в памяти ЭВМ и специальным образом организованных взаимосвязанных данных, единицей хранящейся в БД информации является таблица.
Система управления базами данных (СУБД) это комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных.
В зависимости от способа организации данных различают сетевые, иерархические и реляционные базы данных.
Широкий спектр применений программных средств накопления и хранения информации диктует необходимость разработки СУБД, отличающихся друг от друга функциональными возможностями и предназначенных для широкого круга пользователей: от новичка до системного программиста.
Современные базы данных можно разделить на три категории:
1. Программные продукты корпоративного направления Oracle и Microsoft SQL Server ;
- СУБД, предназначенные для работы с информационными массивами в небольших компаниях, Microsoft Access и Borland Interbase ;
- СУБД для Web , реализующих создание web -сайтов с небольшими базами данных, MySQL и опять-таки Borland Interbase .
СУБД корпоративного направления должны быть надежными, что обеспечивается резервным копированием; безопасными иметь защиту от несанкционированного доступа; работать с огромными объемами данных и обладать широкими функциональными возможностями.
Для небольших компаний программы работы с базами данных должны обладать не только надежностью и функциональностью, но и работать без выделенного сервера.
СУБД для Web присуща высокая скорость обработки данных, нетребовательность к ресурсам и удобное удаленное администрирование.
Сегодня наиболее популярными СУБД являются Oracle , Microsoft SQL Server , Borland Interbase , MySQL и Microsoft Access 2007.
Назначение Microsoft Access 2007 решение локальных офисных задач с ограниченным объемом данных и формирование отчетов по результатам работы, при этом отчеты могут быть представлены в стандартном для офисных приложений виде.
Большинство пользователей знают Microsoft Access как компонент Microsoft Office , предназначенный для работы с базами данных. Многие ли знают о его возможностях, достоинствах и недостатках?
А ведь Microsoft Access феноменальный программный продукт, реализованный по принципу «все в одном». Он одновременно является и средой разработки на двух языках программирования (Visual Basic и сильно усеченный диалект SQL ), и CASE -средством, а также мощным и наглядным средством создания отчетов по результатам работы.
Используя только Microsoft Access , можно производить полный цикл работ от проектирования до внедрения готовой программы. Только M icrosoft Access позволяет создавать программы, состоящие из одного файла, содержащего как текст программы, так и реляционную базу данных сложной структуры.
Программа позволяет формировать необходимые элементы как в электронном виде, так и в печатном. Кроме всего прочего, Microsoft Access легко интегрируется с другими решениями от Microsoft . Это позволяет использовать программу Microsoft Access как клиентскую часть информационного комплекса в связке с Microsoft SQL Server , выступающей в качестве серверной части.
К недостаткам программы можно отнести ограниченный объем обрабатываемых данных и медлительность, поскольку Microsoft Access является одной из самых медленных СУБД. Это накладывает ограничения на использование программы не рекомендуется применять Microsoft Access для базы, которая может разрастись свыше 100 Мбайт. Поэтому ее надо осторожно использовать в проектах, которые с высокой степенью вероятности будут расширяться в дальнейшем.
Компьютерная презентация это файл, в который собраны материалы выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов. При наличии проектора эти слайды можно проецировать на экран в увеличенном виде.
Некоторые преимущества компьютерной презентации:
мультимедийные эффекты. Слайд презентации это не просто изображение, в нем могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты;
транспортабельность. Дискета или оптический компакт-диск с презентацией гораздо компактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно легко переслать по электронной почте или опубликовать в Интернете.
Программы создания презентации по принципам работы находятся где-то посередине между текстовыми редакторами и редакторами векторной графики.
Основными инструментами для подготовки и показа презентаций в мировой практике являются программы PowerPoint компании Microsoft , CorelPresentations фирмы Corel и пакет StarOffice компании SterDivision GMBH .
Презентация представляет собой серию независимых страниц: если текст и иллюстрации не помещаются на одной странице, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределение информации по страницам презентации производит пользователь, при этом в его распоряжении имеется обширный набор готовых объектов. Самое важное в программе подготовки презентации это не число необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизации тех операций, которые приходится выполнять чаще всего.
В пакет офисных программ Microsoft Office фирмы Microsoft , наиболее популярный среди пользователей, входит программа создания презентаций Microsoft PowerPoint , позволяющая достойно подготовиться к выступлению. С ее помощью можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах и на бумаге.
Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм> |
|||
| 1180. | Microsoft Office 365 и его особенности | 1.33 MB | |
| Microsoft Office – самый популярный комплект приложений для настольных компьютеров, контролирующий свыше 90% рынка офисных пакетов. Пакет MS Office прошел путь от набора офисных приложений до более широкой интегрированной системы MS Office System | |||
| 20180. | Параметры и объекты диаграмм в Microsoft Office Excel | 1.01 MB | |
| Диаграммы позволяют: отобразить данные более наглядно облегчить их восприятие помочь при анализе и сравнении наблюдать за изменениями значений. А для анализа удобно использовать диаграммы с их специальными возможностями. Результатом работы табличного процессора является документ в виде таблицы или диаграммы. | |||
| 5661. | Назначение программ, входящих в пакет Microsoft Office 2007 | 599.48 KB | |
| Microsoft Office является офисный пакет покрытия и среди приложений для настольных компьютеров, серверов и сервисов для Microsoft операционной системы Windows... | |||
| 14787. | Планирование задач проекта в Microsoft Office Project 2007 | 447.8 KB | |
| Строка меню панели инструментов и строка состояния являются стандартными для всех Windowsприложений и приемы работы с ними такие же как и в Microsoft Office. Строка ввода предназначена для ввода и редактирования данных в ячейки таблиц наподобие строки формул в Excel.Панель представлений используется для переключения между представлениями рабочей области окна. Для ее отображения следует выбрать пункт меню ^ Вид Панель представлений. | |||
| 7771. | Бази даних (СУБД Microsoft Office Access 2011) | 147.49 KB | |
| Ліверпуль Ударні Запис БД це рядок таблиці конкретна реалізація значення поняття предметної області. Поле БД це стовпець у таблиці даних властивість атрибут даного поняття предметної області. Записи в таблиці відрізняються значеннями своїх полів. Наприклад для таблиці Склад музичної групи ключовим є поле Код. | |||
| 8331. | Интегрированные пакеты программ. Пакет офисных программ Microsoft Office 2003, 2007 и 2010. Средства автоматизации разработки документов в MSWord. Инструменты для создания комплексных документов. Вопросы компьютерной безопасности: вирусы и меры борьбы с н | 26.36 KB | |
| В состав комплектов Microsoft Office 2003 2010 входят приложения общего назначения: текстовый процессор MS Word; табличный процессор электронные таблицы MS Excel; система управления базами данных MS ccess; средство для подготовки презентаций MS PowerPoint; средство организации групповой работы MS Outlook. По сравнению с предыдущими версиями в нём как и в других приложениях общего назначения пакета MS Office добавлены следующие новые возможности: новый более привлекательный интерфейс; использование в окнах приложений... | |||
| 16590. | ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ СУЖДЕНИЕ В РОССИЙСКОЙ ОФИЦИАЛЬНОЙ СТАТИСТИКЕ | 12.43 KB | |
| В условиях рыночной экономики профессиональное суждение это именно то что думает сам профессионал а не то что кто-то за него думает включая предписания нормативных документов. Это то что в бухгалтерском учете принято называть âtrue nd fir viewâ достоверный и добросовестный взгляд. Из этого утверждения следует что достоверное суждение - это мнение хозяйственника основанное на его убеждениях. Знакомство с материалами официальной статистики не позволяет с уверенностью считать что высказанные суждения являются... | |||
| 17767. | ЖУРНАЛ «БИБЛИОТЕЧНОЕ ДЕЛО» КАК ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ИЗДАНИЕ | 693.47 KB | |
| Особенности журнала Библиотечное дело как профессионального издания. Портрет журнала Библиотечное дело. Анализ деятельности журнала Библиотечное дело на современном этапе. Исследование рейтинга рубрик журнала Библиотечное дело. | |||
| 5009. | Влияние типа темперамента на профессиональное самоопределение в юношеском возрасте | 42.05 KB | |
| Сущностью профессионального самоопределения является нахождение личностных смыслов в выбираемой осваиваемой или уже выполняемой деятельности. Говоря о проблеме профессионального самоопределения стоит заметить что в некоторых видах деятельности от свойств темперамента может зависеть не только ход их выполнения но в определенной мере и результат. По отношению к этим видам деятельности можно говорить о более благоприятных и менее благоприятных динамических чертах психики. В тех областях труда в тех видах занятий где предъявляются... | |||
| 1578. | MS Office-Publisher | 2.58 MB | |
| Створення публікації на основі шаблону. Вставка і видалення сторінок публікації. Збереження публікації за допомогою пакувальника. Друк публікації. | |||
Практическое занятие №56
Тема: Применение текстового редактора в профессиональной деятельности: вычисления в таблицах текстового редактора.
Тип практического занятия: частично-поисковый.
Форма организации студентов: индивидуальная.
Цели практического занятия: освоение приемов выполнения несложных вычислений в таблицах, с использованием формул, средствами программы Word. Выработать прочные навыки работы с командами вкладки Работа с таблицами.
Оснащение (оборудование): методические рекомендации к выполнению работы; задание и инструкционная карта для проведения практического занятия
Исходные данные:
Задание 1. Создайте таблицу по образцу. Шрифт - Times New Roman, размер - 10.
Сведения об успеваемости студентов ГАОУ «Бугурусланский нефтяной колледж»г. Бугуруслана Оренбургской области за 2014/15 учебный год
Группа
Средний балл
Всего сдавало
отлично
хорошо
удовл.
неудовл.
неявки
Профессиональный модуль МДК 02.01.
2 Экс«А»
2 Экс«У»
3 Экс«А»
3 Экс«У»
ИТОГО
Инженерная графика
2 Экс«А»
2 Экс«У»
3 Экс«А»
3 Экс«У»
ИТОГО
Средние показатели
Задание 2. Произведите расчеты в таблице:
а) числа студентов каждой учебной группы, сдавших экзамен по определенной дисциплине;
(в ячейку D 4 введите формулу SUM(RIGHT). Эту формулу поместите и в ячейки D 5: D 7 и D 10: D 13).
б) среднего балла по дисциплине для определенной учебной группы;
(в ячейку С4 введите формулу =(E 4*5+ F 4*4+ G 4*3+ H 4*2)/ D 4, аналогично в C 5: C 7 и C 10: C 13).
в) общего числа студентов, сдавших экзамен по каждой дисциплине на «отлично», «хорошо» и т.д. (используйте ABOVE );
г) количества всех студентов, сдавших экзамен по определенной дисциплине;
д) числа студентов, сдавших экзамены;
е) числа студентов, получивших оценку отлично.
В таблицах Word можно выполнять несложные вычисления с использованием формул.
Установите курсор в ячейку, в которой требуется получить результат вычисления.
Во вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Формула . Если эта кнопка не отображается, щелкните по стрелке кнопки Данные и, после отображения кнопки, нажмите ее (рис. 1).
Рис. 1. Вкладка Макет
В окне Формула (рис. 2) в поле Формула введите формулу. Формула начинается со знака = (равно) и может содержать адреса ячеек, операторы (знаки действий) и функции. При желании в списке поля Формат числа можно выбрать числовой результата вычисления (числовой с разделителем разрядов, денежный, процентный).
Рис. 2.Создание формулы в ячейке
В некоторых случаях формула в окне Формула может быть записана автоматически. Например, если ячейка находится ниже ячеек с числами, будет записана формула = SUM (ABOVE), что означает суммирование всех вышерасположенных ячеек. Если ячейка находится и правее ячеек с числами, будет записана формула = SUM (LEFT), что означает суммирование всех слева расположенных ячеек. Если требуется именно такое действие, можно применить эти формулы.
LEFT - ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой;
RIGHT- ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой;
ABOVE - ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой;
BELOW - ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой.
Если данный столбец или строка содержат пустые ячейки, суммирование всего столбца или строки не производится. Для суммирования всей строки или столбца введите нули во всех пустых ячейках.
В противном случае следует очистить поле Формула и ввести формулу самостоятельно.
В Microsoft Word можно использовать 18 функций. Их можно вводить с клавиатуры или выбрать в раскрывающемся списке Вставить функцию . Наиболее часто используют функции: ABS() - абсолютное значение; AVERAGE() - среднее значение; INT() - целая часть числа; MIN() - наименьшее значение; MAX() - наибольшее значение; PRODUCT() - произведение; SUM() - сумма. В круглых скобках записывается аргумент функции. Аргументом может быть число, адрес ячейки или диапазон ячеек, имя закладки, функция.
В таблицах Microsoft Word принята та же адресация ячеек, как и в таблицах Microsoft Excel: адрес ячейки складывается из имени столбца, обозначенного латинской буквой, и имени строки, обозначенного арабской цифрой (рис. 3). При ссылках на ячейки в формулах, используют запятую в качестве разделителя ссылок на отдельные ячейки и двоеточие для разделения первой и последней ячеек, определяющих диапазон.
Рис. 3.Адреса ячеек в таблице Microsoft Word
В качестве операторов в Microsoft Word можно использовать следующие знаки: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление); = (равно) и некоторые другие.
В раскрывающемся списке Формат числа можете выбрать числовой формат результата вычисления.
После записи формулы в диалоговом окне Формула (см. рис. 2) нажмите кнопку ОК .
Формула копируется и редактируется при выполнении следующего алгоритма:
Установите курсор в область формулы.
коды/значения полей .
Выполните корректировку формулы.
Вызовите контекстное меню и выберите пункт Обновить поле .
Недостатком формул Microsoft Word является отсутствие автоматического обновления результатов при изменении значений аргументов.
Для принудительного обновления результатов выделите ячейку с формулой и нажмите клавишу клавиатуры F9 или в контекстном меню выберите команду Обновить поле (см. рис. 4).
Рис. 4. Вид контекстного меню при щелчке по полю «Формула
Виды встроенных функций:
Статисти-ческие
AVERAGE()
Вычисление среднего значения для диапазона ячеек, например: = AVERAGE(A1:C20; B25; A30)
COUNT()
Подсчет числа значений в указанном диапазоне ячеек, например: = COUNT(A1:C20; B25; A30)
MAX()
Нахождение максимального значения в указанном блоке ячеек, например: = MAX(A1:C20; B25; A30)
MIN()
Нахождение минимального значения в указанном блоке ячеек, например: = MIN(A1:C20; B25; A30)
SUM()
Нахождение суммы чисел в указанном блоке ячеек, например: = SUM(A1:C20; B25; A30)
Математи-
ческие
ABS(x)
Абсолютное значение вычисляемого выражения, например: =ABS(A1*B12-C25+100)
MOD(x,y)
Остаток от деления первого числа на второе, например: =MOD(A1,C12)
INT(x)
Целая часть числа, например: =INT(2345.45)
PRODUCT()
Произведение чисел в указанном диапазоне ячеек, например: PRODUCT(A1:C20; B25; A30)
ROUND(x,y)
Округление значения до указанного числа знаков, например, округлить до сотен: =Round(2345.45, -2)
SIGN(x)
Определение знака числа, например (-1 для отрицательных и 1 для положительных чисел): =SIGN(-2345.45)
Логичес-кие
IF(x,y,z)
Проверка заданного условия и присвоения значения ячейке: если условие истинно - значение1, иначе значение 2: =IF(E12>G12; значение1; значение 2)
AND(x,y)
Вычисляет значение 1, если заданы истинные значения логических аргументов, иначе - 0,Например: =AND(A4>3; B2<3)
OR(x,y)
Вычисляет значение 1, если заданы истинные значения любого логического аргумента, иначе - 0, например: =OR(A2>3; В3<=4)
NOT(x)
Вычисляет значение 0, если задано истинное значение логического аргумента, иначе - 1,например: =NOT(D4<3)
FALSE
Логическая константа ложь, которой соответствует число 0
TRUE
Логическая константа истина, которой соответствует число 1
DEFINED(x)
Определяет значение в ячейке
Контрольные вопросы:
расположенных выше ячейки, в которой находится курсор?
расположенных справа от ячейки, в которой находится курсор?
Как найти сумму ячеек
Как найти и занести в ячейку наибольшее значение среди чисел, стоящих правее отмеченной курсором ячейки?
Какие операции над ячейками таблицы выполняют функции: ABS(), INT(), MAX(), MIN(), SIGN() ?
В каком виде будет представлен результат вычислений, если указан формат результата в виде 0,00%?
Как выполнить редактирование формулы?
Как обновить результаты при изменении значений аргументов?
Образец заполненной таблицы
