Что такое научная конференция. Научная конференция

Конференция (ср.-век. лат. conferentia - от лат. confero - собираю в одно место) - собрание, совещание представителей каких-либо организаций, групп, государств, а также отдельных лиц, ученых для обсуждения определенных вопросов.

Виды конференций

· Научные конференции
· Эхоконференции
· Веб-конференции
· Видеоконференции
· Конференц-связь
· Бизнес-конференции
· Пресс-конференции

Научные конференции (англ. Academic conference ) — форма организации научной деятельности, при которой ученые (реже студенты) собираются для обсуждения вопросов, посвященных какой-либо определенной теме. По своему статусу конференция занимает промежуточное положение между семинаром и конгрессом.

Виды научных конференций:

· Научно-теоретическая конференция
· Научно-техническая конференция

Эхоконференции (эхи) - форма публичного общения людей в сети FidoNet. FidoNet - некоммерческая любительская сеть - по большей части самоуправляемое сообщество, в котором координация действий и разрешение конфликтов осуществляется избираемыми и/или назначаемыми координаторами в соответствии с FidoNet Policy и другими документами (в данной работе структуры координаторов рассматриваются автором лишь в связи с их взаимоотношениями с модераторами эх).
Эхи представляют собой публично доступные потоки писем определенной тематики, передаваемые от системы к системе.

Веб-конференции (англ. Web conferencing ) — технологии и инструменты для онлайн-встреч и совместной работы в режиме реального времени через Интернет. Веб-конференции позволяют проводить онлайн-презентации, совместно работать с документами и приложениями, синхронно просматривать сайты, видеофайлы и изображения. При этом каждый участник находится на своём рабочем месте за компьютером.

Веб-конференции, которые предполагают «одностороннее» вещание спикера и минимальную обратную связь от аудитории, называют Вебинарами.

Видеоконференция (англ. videoconference ) — это область информационной технологии, обеспечивающая одновременно двустороннюю передачу, обработку, преобразование и представление интерактивной информации на расстояние в реальном режиме времени с помощью аппаратно-программных средств вычислительной техники.

Взаимодействие в режиме видеоконференций также называют сеансом видеоконференцсвязи.

Видеоконференцсвязь — это телекоммуникационная технология интерактивного взаимодействия двух и более удаленных абонентов, при которой между ними возможен обмен аудио- и видеоинформацией в реальном масштабе времени с учетом передачи управляющих данных.

Видеоконференция применяется как средство оперативного принятия решения в той или иной ситуации; при чрезвычайных ситуациях; для сокращения командировочных расходов в территориально распределенных организациях; повышения эффективности; проведения судебных процессов с дистанционным участием осужденных, а также как один из элементов технологий телемедицины и дистанционного обучения.

Во многих организациях видеоконференция приносит максимальную эффективность, а именно:

- снижает время на переезды и связанные с ними расходы;
- ускоряет процессы принятия решений в чрезвычайных ситуациях;
- сокращает время рассмотрения дел в судах общей юрисдикции;
- увеличивает производительность;
- решает кадровые вопросы и социально-экономические ситуации;
- предотвращает усталость и стресс;
- позволяет следить за состоянием рынка и быстро реагировать на его изменения;
- дает возможность принимать более обоснованные решения за счёт привлечения при необходимости дополнительных экспертов;
- быстро и эффективно распределяет ресурсы, и так далее.

Конференц-связь (англ. conferencing ) — это услуга (функция, сервис) связи, обеспечивающая возможность одновременного телефонного общения трех и более абонентов (собеседников).

Конференц-связь используют для проведения групповых обсуждений, совещаний или переговоров в тех случаях, когда у собеседников нет возможности встретиться лично, а также в случаях, когда одну и ту же проблему требуется обсудить сразу с несколькими телефонными абонентами.

Использование конференц-связи позволяет значительно экономить временные ресурсы, в результате чего эта услуга получила широкое распространение в мире.

Конференц-связь подразумевает, что:

- все собеседники общаются только голосом (никаких других способов передачи информации, кроме речевого, не предоставляется);
- все собеседники могут говорить и слышать друг-друга одновременно (то есть обеспечивается дуплексная связь);
- участники используют для общения телефоны (стационарные, мобильные или программные).

Бизнес - конференции - собрание представителей одной или нескольких компаний с целью обсуждения результатов сотрудничества в сфере бизнеса, обсуждение проблем возникающих при реализации бизнес-идеи, путей решения этих проблем, улучшение взаимодействия. Такие собрания обычно проводятся в оборудованных конференц-залах с использованием специального оборудования для конференций (проекторы, экраны, системы синхронного перевода и пр.)

Пресс-конференция — организованная встреча журналистов с представителями компаний, организаций или отдельными персонами, проводимая в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы.

Подготовка Пресс-конференция.

1. Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции. На этом этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются основные «фишки», оригинальное оформление зала, сувениры для журналистов и т.п. в стилистике пресс-конференции. Иными словами, целиком формируется концепция мероприятия. При разработке уникальных фишек пресс-конференции обязательно учитываются рекомендации/пожелания ответственных за телевизионные СМИ: чтобы картинка для ТВ-камер смотрелась хорошо и понятно. Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!
2. Подготовка основных документов пресс-конференции:
- ? Сценарий (где будут прописаны основные идеи). Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария),
- ? Пресс-релиз акции и анонс пресс- конференции. Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!
- ? Речь ведущего и спикеров пресс- конференции (если они известны) Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам). Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю до мероприятия!
3. Анонсы. В вашей фирменной рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум 2 анонса предстоящего мероприятия, в которых раскрывается уникальность и интересные подробности, указываются спикеры (если они известны), указывается место и время проведения пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера, занимающегося аккредитацией. Также развернутые анонсы в прессе с правильным позиционированием позволят обеспечить приход журналистов на вашу пресс-конференцию. Рекомендуемый срок: как минимум за 3 недели до мероприятия.
4. Техническое оснащение. Обязательной частью данного этапа является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук, необходимое количество микрофонов и их работа, экраны, достаточное количество стульев, наличие комнаты/места для эксклюзивных интервью, работающие розетки, маршруты движения, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.). Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю, за 1 день - контрольная проверка. В случае отсутствия требуемого оборудования на площадке за неделю вы успеете заказать все в другом месте. В этом пункте (почему-то получается именно так) следует также помнить об организации фуршета.
5. Аккредитация. Приглашение журналистов на пресс-конференцию начинается с телефонного звонка, только после этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов рассылаются анонс, пресс-релиз и фотографии PR-объекта. Туда же следует приложить подробную информацию, как добраться до места проведения пресс-конференции, и план с указанием проезда на автомобиле с местом для парковки. Рекомендуемый срок: не позднее, чем за 5 дней. Оформление структурированного списка аккредитованных СМИ (таблица в Excel: фамилия, имя, издание, контакты) поможет вам во многом. Список должен быть сделан по алфавиту (отсортирован по фамилии или изданию). В нем должна быть предусмотрена отдельная колонка, в которой отражены договоренности по публикациям в прессе (анонсы, постфактумы и т.д.). Рекомендуемый срок: не позднее, чем за 1 день.

На этом этапе необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета. Он (желательно оформленный в отдельную папку) должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации может варьироваться):

? текст анонса, который высылался (желательно),
? пресс-релиз по теме пресс-конференции,
? анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),
? цифры и факты (по необходимости),
? список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,
? дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),
? визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),
? программа пресс-конференции,
? ручка, блокнот, сувениры.
6. Распределение функций. В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции. Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами. Ему даются четкие указания на тему того, как и что делать (спрашивать, какое издание и какой вопрос, и т.д.). Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров).Список эксклюзивных интервью должен быть на руках задолго до начала конференции, самое главное - «эксклюзивы» должны быть четко распределены по времени! Среди ответственных должны быть люди, которые будут отвечать за доступом в различные зоны, включая гримерки. Следует не забыть о таких мелочах, как таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджах. Рекомендуемый срок: за 1 день.
7. Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции. На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы. Рекомендуемый срок: как минимум, с момента подписания пресс-релиза.
8. Репетиция пресс-конференции. У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции. Как правило, такие «пробные мероприятия» позволяют найти слабые места в организации, после чего можно все отработать и исправить. Рекомендуемый срок: за 1,5-2 часа до начала пресс-конференции.

Проведение Пресс-конференция

1. На входе (во время аккредитации), как минимум, должно стоять 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты.
2. На пресс-конференции обязательно должен присутствовать сотрудник с работающим диктофоном. Во время эксклюзивных интервью он должен находиться рядом с интервьюируемым. Если участников, у которых одновременно берут интервью, несколько, с каждым должен находиться сотрудник с диктофоном.
3. Перед началом пресс-конференции (либо на аккредитации) необходимо четко объяснить журналистам порядок проведения конференции (когда можно брать «эксклюзивы», фотографировать и т.д.).
4. Работа с микрофонами. Прежде чем дать микрофон человеку, желающему задать вопрос, необходимо узнать у него, что за издание он представляет, и какой вопрос собирается задать.

Подведение итогов Пресс-конференция

? После окончания пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении.
? Подготовка пост-фактума. Необходимо не забыть об этом важном пункте PR.
? Размещение пост-фактумов и пресс-клиппинг по итогам пресс-конфренции.
? Корректировка документации по проекту (пресс-релизов, позиционирования) в соответствии с прошедшим мероприятием.

Идеальная пресс-конференция должна «явить» собой выполнение следующих задач:

? максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием,
? создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!),
? безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования),
? освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.

Виды пресс-конференций:

1. ОПЕРАТИВНЫЕ пресс-конференции проводятся в спешном порядке, на месте события (происшествия), вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и пр.
2. РЕГУЛЯРНЫЕ пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных помещениях Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь (или ответственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или ПР-агентства).
3. БРИФИНГ - Краткая, сжатая во времени инструктивная встреча журналистов с представителями официальной структуры (государственного учреждения) называется обычно брифингом. Главные цели брифинга связаны с удовлетворением информационных потребностей аудитории сообщением сведений, фактов от лица официальных властей, высшего руководства. При этом четко сопоставляются разные подходы участников событий к оценке одного и того же вопроса, заявляется официальная точка зрения, кратко мотивируется выработанная позиция.

Работа с журналистами в Пресс-конференции.

Пресс-конференция -- это мероприятие для журналистов, приуроченное к определенному информационному поводу. Таким поводом может стать практически любое событие: визит известного политика, пуск нового фирменного поезда, завершение гастрольного турне театра, обнародование результатов громкого расследования. Обычно о пресс-конференции журналистов извещают представители пресс-службы организатора пресс-конференции. Они или звонят в редакцию, или высылают так называемый пресс-релиз. Это сообщение для журналистов, в котором в общих чертах изложен повод, по которому собирают прессу, а также время, место проведения мероприятия и контактные телефоны. Как правило, этот пресс-релиз представляет собой довольно связный текст. Поэтому некоторые журналисты не ходят на все подряд пресс-конференции, а делают информационные материалы на основе информации из пресс-релиза.

Однако это допустимо, если ты работаешь, например, в ежедневной газете, когда у тебя постоянно цейтнот и когда новость «тянет» только на информационную заметку. В этом случае вполне можно воспользоваться данными из пресс-релиза, переложив информацию своими словами и сделав звонок в пресс-службу, если возникли вопросы. Но такой способ работы должен быть скорее исключением, чем правилом. В журналистской среде о коллеге, не желающем «утруждаться», иронично говорят, что он «переписывает пресс-релизы».

Перед пресс-конференцией фамилии пришедших журналистов заносят в определенный список. Это нужно для того, чтобы пресс-секретарь впоследствии мог провести так называемый мониторинг прессы, а проще говоря -- отследить, кто и что написал по поводу их новости. Иногда по результатам написанного в пресс-службе составляют списки «хороших» и «плохих» журналистов. Первых приглашают на дальнейшие пресс-конференции и прочие мероприятия, других игнорируют или проводят с ними «воспитательную работу». Как будет проводиться эта «работа», зависит от дипломатичности пресс-секретаря. Это могут быть и вежливые увещевания «больше так не писать, а то у меня будут проблемы с шефом», и откровенная ругань, и угрозы подать в суд.

Сначала журналистам рассказывают о новости, ради которой их всех собрали. Как правило, этот рассказ -- устное переложение пресс-релиза. Затем наступает время вопросов. На некоторых пресс-конференциях требуют, чтобы журналист, задавая вопрос, называл свою фамилию и издание, которое он представляет.

Как правило, пресс-конференция длится не больше получаса. Однако есть знаменитости, любящие в хорошем расположении духа пообщаться с прессой, особенно если им надо «заполнить окно». Очень благодушно, с полемикой пообщался с журналистами Никита Михалков, когда привозил своего «Сибирского цирюльника». Великолепную пресс-конференцию дала Людмила Гурченко, когда приезжала в Нижний Новгород на 40-летие Бориса Немцова. Не прочь порассуждать Олег Табаков, Валерий Золотухин. С удовольствием отвечают на вопросы журналистов такие «звездные» пары как Вишневская -- Ростропович, Плисецкая -- Щедрин. Но это, пожалуй, приятные исключения. Большинство же знаменитостей особой любовью к прессе не пылает, ответы дает формальные, лишь бы отстали. Когда завершается официальная часть пресс-конференции, мало кто спешит расходиться. «Звезду» окружает толпа журналистов, жаждущих задать ей свой, «эксклюзивный» вопрос. Дабы не услышали коллеги, журналист часто переходит на шепот. Но «звезде» невдомек, насколько журналисту важна конфиденциальность, и она, к удовольствию всех прочих журналистов, громко отвечает на «интересненький» вопрос. И часто бывает так, что «твой» вопрос появляется в ежедневной газете твоего коллеги, а ты, сотрудник еженедельного издания, думаешь, на чем же тебе теперь строить материал.

В общем, пресс-конференция -- это не место для получения эксклюзивной информации. Такие сведения добываются только на личных интервью, через третьих лиц и т.д.

Пресс-релиз.

Пресс-релимз -- сообщение для прессы; информационное сообщение, содержащее в себе новость об организации (возможно и частном лице), выпустившей пресс-релиз, изложение её позиции по какому-либо вопросу и передаваемое для публикации в СМИ.

Как правило, содержит официальную позицию организации в виде реакции на тот или иной информационный повод. Официальные государственные органы иногда выпускают пресс-релизы в форме «ответов на вопросы». Первый пресс-релиз в истории был выпущен 30 октября 1906 года «отцом» современного PR Айви Ли (Ivy Lee) и связан с достаточно трагичным происшествием на железной дороге Пенсильвании.[источник не указан 196 дней] Пресс-релиз является главным PR-документом в любой организации. Пресс-релиз позволяет организации информировать СМИ о важных событиях, произошедших в организации и являющихся интересными или необходимыми для освещения их широкой общественности и/или конкретной целевой аудитории. Пресс-релизы распространяются среди журналистов на брифингах и пресс-конференциях, либо рассылаются через средства связи. Пресс-релиз не должен содержать оценочных данных или информации рекламного характера, он должен быть небольшим по объёму (не больше двух страниц) и содержать в себе информацию только об одной-единственной новости. Информация в прессе-релизе должна отвечать требованиям того издания, куда был отправлен пресс-релиз.

Пресс-релизы бывают нескольких разновидностей.

1. Пресс-релиз-анонс -- информация в таком пресс-релизе сообщает о событии, которое только должно произойти. Вовремя разосланный такой пресс-релиз обеспечит присутствие представителей прессы на событии. Помимо изложения сути предстоящего события в этом пресс-релизе можно дать соответствующую предысторию этого события, которая поможет заинтересовать прессу.
2. Пресс-релиз-новость (ньюс-релиз) -- несёт в себе информацию об уже свершившемся событии. Здесь можно добавить и краткие комментарии действующих или заинтересованных лиц.
3. Информационный пресс-релиз -- информирует о текущем, ещё не завершённом событии. В этом пресс-релизе даётся только отчёт о текущих изменениях или новом повороте событий, предполагая, что суть этого события уже известна.

Самым распространённым методом написания пресс-релиза является привязка новости к определённой дате, в том числе и реально не существующей. Это может быть День рождения компании, День 100-го покупателя, День 100-дневного существования фирмы и т. д.

Научная конференция представляет собой сложную задачу взаимодействия групп учёных. Многие деятели науки регулярно принимают участие в конференциях и дискуссиях по всему миру. Научная конференция или симпозиум – это конференция для учащихся и учёных, чтобы представить и обсудить свои работы. Вместе с академическими или научными журналами, конференции обеспечивают важный канал для обмена информацией между исследователями.

Конференции обычно состоят из различных презентаций, подготовленных участниками. Презентации должны быть короткими и сжатыми, длиться по времени от 10 до 30 минут. Работа может быть сделана в письменной форме как научная статья и опубликована в материалах конференций.

Конференция обычно включает основного докладчика. Основной доклад длиннее, может продолжаться и до полутора часов. Конференции также характерны групповые дискуссии, круглые столы по различным вопросам и семинары.

Перспективных докладчиков обычно просят сделать короткий конспект их презентации. В настоящее время докладчики обычно основывают свою речь на визуальной презентации, которая показывает ключевые иллюстрации и результаты исследования.

На некоторых конференциях общественная или развлекательная деятельность, такая как поездки и встречи, является неотъемлемой частью программы. Деловые собрания для научного общества или заинтересованных групп тоже могут входить в деятельность конференции.

Научные конференции делятся на три категории:

тематическая конференция, то есть маленькая конференция, организованная на отдельную тему;
общая конференция, конференция с заседаниями, c широким разнообразием тем, часто организуемая региональными, национальными или международными научными сообществами, проводимая ежегодно или на другой регулярной основе;
профессиональная конференция, большие конференции, не ограниченные только учёными, но с относящимися к науке вопросами.

Традиционные конференции означают, что участники должны перемещаться и оставаться в одном конкретном месте. Это занимает время. Онлайн-конференция использует Интернет, и участники могут получить доступ к конференции из любой точки мира и участвовать в ней в любое время, используя браузер. Участникам выдаётся пароль для доступа к конференции и семинарам.

Конференция объявляется путём тезисов, которые содержат список тем встреч и рассказывают, как ведущим докладчикамеподать свои конспекты. Подача работы осуществляется онлайн. Конспект – это краткое изложение исследовательской статьи, и часто используется, чтобы помочь чтецу быстро выяснить цель доклада.

Научный конспект обычно намечает четыре элемента работы:

Центр исследования (постановка задачи) – первое предложение, определяющее работу в контексте, и одно или два предложения, раскрывающих цель работы;
Использованные методы работы - одно или два предложения, объясняющих что было (или будет) сделано;
Результаты исследования – одно или два предложения, указывающих на основные открытия;
Основные выводы – одно предложение, высказывающее наиболее важный вывод работы.

Типичная длина конспекта варьируется от 100 до 500 слов.

Введение

Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация конференций, конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляет собой самостоятельное направление в области деловых услуг.

Один из эффективнейших способов передачи информации для общественности, прессы, телевидения, радио - это организация и проведение конференций.

Основное назначение конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп общественности, редакций СМИ. А потому, чтобы созвать конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у участников и журналистов могут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются авторитетностью источников сведений и новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета сведений и новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). К тому же приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Сейчас, когда информационное пространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены бороться с финансовым кризисом, очень важной становится изучение возможностей такого коммуникативного канала как конференция.

Цель работы - исследовать процесс организации конференции.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

В ходе исследования были изучены работы как отечественных авторов, так и зарубежных специалистов. Хотелось бы отметить работу М.В. Гундарина «Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз», в которой обобщен теоретический и практический материал, посвященный правилам подготовки и проведения пресс-конференций, хотя многое из теоретического материала взято из работ Варакуты С.А., Егорова Ю.Н «Связи с общественностью», Кондратьева Э.В., Абрамова Р.Н. «Связи с общественностью».

Исходя из всего вышесказанного логичной представляется следующая структура работы: введение, основная часть, заключение и список литературы.

Общая характеристика конференций

Понятие и виды конференций

Конференции - одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.

Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

Обычно конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники - представители науки и студенты.

Основные задачи деловой конференции - укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции. Существуют также другие виды конференций.

Бизнес-конференции - это один из видов конференций, на которых обсуждаются:

проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений;

особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию;

политика государства в отношении определенных отраслей;

практика работы лучших компаний отрасли и т.п.

отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи.

процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.

Организация и проведение конференций, техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различной степени сложности:

бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов,

оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора

организация питания

техническое обеспечение конференции

разработка и воплощение в жизнь концепции мероприятия

подготовка и печать пресс-китов

фотосъемка и видеосъемка

развлекательная программа

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 - 11.30 или на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.

1.1 Понятие и виды конференций

Бизнес-конференции - это один из видов конференций, на которых обсуждаются: