Презентация на тему ms access. Презентация по информатике "Система управления базами данных Microsoft ACCESS"

Определение программы;
Назначение и функции;
Объекты;
Типы данных;
Меню программы;
Способы создания объектов;
Примеры объектов.

На современных персональных компьютерах наибольшее распространение получили реляционные СУБД ACCESS.

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД ), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows).

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

Базы данных имеют расширение  .mdb.

ОСНОВНЫЕ ОБЪЕКТЫ БД

Таблица – объект, предназначенный для хранения данных в виде записей и полей.

Форма – объект, предназначенный для облегчения ввода данных.

Запрос – объект позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчёт – объект, предназначенный для печати данных.

ЛЮБАЯ ТАБЛИЦА МОЖЕТ БЫТЬ ПРЕДСТАВЛЕНА В ДВУХ РЕЖИМАХ:

В режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования.

В режиме конструктора , предназначенном для создания структуры таблицы, изменения типа данных, изменения структуры таблицы (добавления и удаления полей).

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ТАБЛИЦАМИ

Таблица - основной (базовый) объект базы данных. Все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц.

В таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе данных; А также таблицы
В таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе данных;
А также таблицы хранят структуру базы данных (поля, их типы и свойства)

Существуют следующие режимы создания запроса:

В режиме мастера.
В режиме конструктора.

В режиме конструктора. На экране появляется окно, новый запрос, в котором перечислены все способы в создании запроса. Это:

Конструктор.
Простой запрос.
Перекрестный запрос.
Повторяющиеся записи.
Записи без подчиненных.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЗАПРОСАМИ

Запрос – это объект базы данных, который позволяет производить основные операции по обработке данных:

сортировку,
фильтрацию,
объединение данных из разных источников,
преобразование данных
сохранять результаты с некоторым именем, чтобы в дальнейшем использовать их по мере необходимости.

Форма является наиболее удобным средством просмотра и ввода данных.
Форма создается на основе уже разработанных таблиц и может включать в себя не только одну, но и несколько связанных таблиц.

Наиболее быстрый способ создания формы – с помощью мастера.

Форма может иметь табличный вид, но чаще всего используют ленточный – каждый объект имеет отдельную карточку.

Отчет – возможность создания различных форм представления выходной информации.

Удобство компьютерных отчетов заключается в том, что они позволяют сгруппировать информацию по заданным признакам, ввести итоговые поля подсчета записей по группам по всей базе.

Отчет является удобной формой представления информации для ввода на печать.

ЗАЩИТА БАЗЫ ДАННЫХ

Access обладает лучшей системой защиты среди всех настольных СУБД. Встроенный мастер позволяет создавать группы, пользователей, присваивать права доступа ко всем объектам, в том числе и модулям. Каждому пользователю можно предоставить индивидуальный пароль.

Система защиты доступна как с помощью визуальных средств, так и программным путем.

Microsoft Access - это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Ее успех во многом связан с включением ее в семейство Microsoft Office. Этот программный продукт рассчитан как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя

Штайнбах Светлана Евгеньевна

Цель:

изучить сведения о современной СУБД Access 2010, освоить интерфейс Access и основные сведения о создании форм в Access 2010.

Задачи:

Изучить назначение Access 2010, типы объектов БД.
Познакомиться со способами создания новой БД
Освоить приёмы создания независимых форм, которыми должны воспользоваться пользователи базы данных
Научиться вносить исправления в форы и редактировать их содержание в режиме Конструктор и в режиме Мастер.

Данная работа позволяет ознакомиться с назначением и основными типами объектов СУБД MS Access , а также более подробно изучить один из объектов БД – формы.

СУБД Access 2010 – это совокупность данных и объектов, относящихся к определённой задаче и представляющих законченную систему.

Access работает со следующими типами объектов:

Таблицы содержат данные, отображают в привычном формате строки и столбцы. В терминологии Access строки называют записями, а столбцы – полями. Поэтому все столбцы таблицы имеют наименования полей (первая строка таблицы). Строки содержат данные в тех форматах, которые назначает им разработчик. Поэтому при определении реляционной базы данных (табличной) говорят, что она представляется в виде совокупности однотипных записей. База данных обычно состоит из нескольких таблиц, объединённых посредством, так называемых связей. Благодаря связям информация из одной таблицы становится доступной для другой, что позволяет обеспечить целостность данных.

Формы – это вариант представления на экране компьютера одной записи, что даёт возможность пользователю просматривать последовательно сведения из таблицы, осуществлять поиск и быстрый доступ к любой записи, а также осуществлять операции коррекции данных в записях и создавать новые записи (пополнять таблицу). Фактически, форму можно рассматривать, как некий интерфейс пользователя при работе с таблицами.

Запросы – есть не что иное, как инструмент для управления данными. С помощью запросов можно извлекать данные из одной или нескольких связанных таблиц, осуществлять логические и арифметические операции над данными, группировать данные в новые таблицы по определённым признакам.

Отчёты – средство для подготовки выходных файлов. Следует отметить, что слово отчёт прочно ассоциируется со словом «печать», тем не менее, среда генерации отчётов в Access позволяет сформировать конечный продукт в виде виртуальной формы. Любая выходная форма может быть отражена на бумаге или на экране компьютера в удобном представлении данных с использованием средств их форматирования, подведения итогов, фильтрации и графического преобразования в гистограммы и диаграммы.

Макросы – это простейшие программы, которые позволяют при обращении к заранее созданным запросам, формам, отчётам, выполнять определённые действия. В Access макрос не создаётся с помощью макрорекордера, а назначается разработчиком. Т. е. для создания макроса необходимо обратиться к режиму конструктора, в котором появляется возможность выбора действия и аргументов макроса.

Модуль – содержит одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic for Application . С помощью модулей можно решить широкий класс задач по поиску и преобразованию информации в базе данных.

Формы – это вариант представления на экране компьютера одной записи.

Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах, в более удобном для восприятия виде.
При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, редактировать или удалять существующие
Формы могут содержать рисунки, графики, фото и др. объекты.

База данных разрабатывается для того, чтобы её содержимым и возможностями пользовались представители различных подразделений организации. Их интересует удобный интерфейс, который позволяет осуществлять просмотр данных, их актуализацию, находить определённые фрагменты с помощью типовых запросов или более интеллектуальных средств.

В Access 2010 форма является самостоятельным объектом, который хранится внутри базы. При разработке базы данных следует воспользоваться различными способами создания формы, которые предлагаются на вкладке «Создание» панели Access .

В зависимости от постановки задачи, разработчик выбирает вариант создания интерфейса пользователя для работы с данными базы. Самым быстрым способом создания форм являются:

использование мастера форм
самостоятельное создание формы с помощью Конструктора
самостоятельное создание формы в режиме Пустая форма.

На вкладке «Создание» панели базы данных щёлкните левой кнопкой мыши по пиктограмме.
В открывшемся окне перенесите те поля в правое окно, которые потребуются в форме.
На следующем шаге выберите форму представления данных
Задайте имя форме
Запустите форму на исполнение. На форме отображаются данные только одной записи, внизу находится окно навигатора, в котором указано количество отобранных записей и номер просматриваемой записи.

Неудобством использования Мастера форм заключается в том, что все поля, которые были заданы для вывода, оформлены без участия разработчика. Следовательно, придётся входить в режим коррекции для доведения внешнего вида формы до того вида, который удовлетворяет разработчика. Безусловно, удобство использования Мастера заключается в скорости создания формы.

Для создания формы с помощью Конструктора на панели щёлкните по пиктограмме [ Добавить поля ] , слева от формы появится список полей.
Перенос необходимых наименований полей на форму осуществляется захватом левой кнопкой мыши имени поля в окне «Список полей», с последующей буксировкой его на форму.
Размеры, стиль представления информации, цветовая гамма, положение и другие свойства, можно изменять, используя ярлык «Формат» или окно свойств.
Обратите внимание, что в форме, которую используют для просмотра данных, внизу имеется панель с инструментами, позволяющие осуществлять пролистывание записей из формы, а так же в окно «Поиск» вводить поисковые предписания, что бы быстро найти необходимую запись.

Созданная форма в режиме Конструктор, позволяет дополнять исходную таблицу данными только в том случае, если на ней присутствуют поля, контролируемые в таблице источнике.

Разрабатывать форму для добавления в таблицу записи или вносить изменения в данные, удобно на основе пустой формы. Проектирование которой, начинается щелчком левой кнопкой мыши по пиктограмме на вкладке «Создание».
Создайте пустую форму, из окна «Список полей» перенесите на форму все необходимые поля таблицы.
Измените дизайн созданной формы, это можно выполнить разными способами, например, открыть вкладку «Главная» и воспользоваться панелью «Форматирование текста», выделяя необходимое поле. Другой способ форматирования – воспользоваться режимом Конструктор, для этого перейдите в этот режим, нажав на значок, который находится внизу формы (справа). Можно воспользоваться и третьим способом, остаться в режиме макета (пиктограмма), и открыть окно свойств, в котором изменить параметры формы и элементов на ней.
Сохраните форму, задав ей имя

Microsoft Access 2010 - это простота. Access 2010 позволит вам максимально эффективно работать с данными - для этого не нужно быть специалистом по базам данных. Благодаря новым добавленным базам данных это приложение улучшает взаимодействие с данными, упрощая процессы их отслеживания, совместного использования и создания отчетов.

Литература

С.В. Одиночкина. Разработка баз данных в Microsoft Access 2010 - Спб: НИУ ИТМО, 2012. – 83с.
Е.М. Карчевский, И.Е. Филиппов, Access 2010 в примерах, учебное пособие.
http://pavlov-rags.narod.ru/Accsess2010/HTML_doc/

Базы данных: понятие, основные элементы. База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные.Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень Реляционная база данных, представляет собой двумерную таблицу. Элементы реляционной БД: Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется своим именем и типом данных (текст, число, дата, логическое, счетчик) Строки таблицы являются записями об объекте. Запись БД – это строка таблицы, содержащая набор значения определенного свойства, Классификация баз данных: По характеру хранимой информации: - Фактографические (картотеки), - Документальные (архивы) По способу хранения данных: - Централизованные (хранятся на одном компьютере), - Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях). По структуре организации данных: - Табличные (реляционные), - Иерархические,